ONG JIGI

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Termes de références pour le recrutement d’une Assistante Gestion des Subventions du Projet USAID/ NPI EXPAND de l’ONG JIGI

Superviseur  : Directeur Exécutif

Lieu de travail : Bamako

Durée : 3 mois

  1. Contexte

Le projet New Partnerships Initiative (NPI) Expanding Health Partnerships-NPI EXPAND est un projet de cinq ans (octobre 2019-octobre 2024) financé par l'Agence américaine pour le développement international (USAID) et mis en œuvre par Palladium et son objectif est de soutenir les Missions afin d'accroître la disponibilité et l'utilisation de services de santé de qualité dans tous les domaines de santé prioritaires de l'USAID.

L’objectif du projet NPI EXPAND au Mali est d'accroître l'utilisation des contraceptifs modernes et des produits de santé infantile (Aquatabs et SRO/Zinc) et de contribuer à l'objectif de développement 3 et au résultat intermédiaire 3.1 de l'USAID Mali : augmentation de l'utilisation des services de santé à fort impact et des comportements sains. Cela correspond à l'objectif de NPI EXPAND qui est d'accroître la disponibilité et l'utilisation de services de santé de haute qualité.

  1. RESUME DU POSTE

Sous la supervision du Responsable des Subventions et des contrats, l’Assistant contribuera à la gestion efficace de tous les aspects administratifs des Milestones et techniques liés aux subventions.

L’assistant travaillera en étroite collaboration avec son supérieur hiérarchique direct et l’ensemble de l’équipe chargée du projet USAID/NPI EXPAND et, surtout, veillera à une collaboration efficace avec le département financier afin de mettre en place un mécanisme d’accélération des Milestones des subventions.

Responsabilités 

Sous la supervision du Directeur Exécutif responsable des Grants & Contracts

  • Assurer la gestion des Milestones de Subventions conformément aux manuels de procédu­res de gestion des subventions, contrats.
  • Assurer le support administratif nécessaire dans la prépara­tion et la mise en couvre des subventions et contrats
  • Superviser la vérification des Milestones et la préparation en temps opportun des documents ;
  • Travailler en étroite collaboration avec le Responsable des Activités NPI EXPAND Palladium pour assurer une surveillance efficace et collaborative des subventions
  • Collaborer étroitement avec les équipes de l'Administration, des Finances et le staff technique du Projet USAID/NPI EXPAND pour assu­rer l'exécution des activités conforment aux délais des accords de subventions et/ou contractuels.
  • Aider la direction de JIGI dans la gestion du portefeuille de subventions, y compris les paiements en temps opportun, la réponse rapide aux demandes de NPI EXPAND
  • S’assurer de la production des rapports mensuels du Projet USAID/NPI EXPAND, les demandes de certification de paiement et d'achèvement.
  • S’assurer avec l’auditrice interne que les subventions accordées sont mises en œuvre conformément aux politiques et procédures de Palladium / NPI EXPAND et aux règles et règlements de l'USAID.
  • Appuyer le Directeur exécutif point de contact pour la mise en œuvre des subventions post-attribution et s'assurer que tous les dossiers de subvention sont complets, exacts et à jour
  • Assurer que les documents et processus internes de JIGI sont conformes à l’accord de subvention.
  • Transmettre et suivre les dossiers de demande  de subvention auprès de la Coordinatrice des activités de NPI EXPAND.

SUBVENTIONS :

  • Soutenir, maintenir et/ou assister le Responsable des subventions et contrats dans la mise à jour du portefeuille de subventions NPI EXPAND de JIGI et des clôtures des Milestones des subventions.
  • Assurer que les participants sont bien informés des détails de la formation (lieu, dates, etc.).
  • Assurer que les participants remplissent les listes de présence.
  • S’assurer avec l’auditrice interne du remplissage correct des dossiers de demande de subvention et que les demandes de Milestones sont correctes et conformes au manuel des subventions et contrats
  • Participer au processus d'évaluation des dossiers/check List de demande de subvention et s'assurer que chaque dossier de subvention contient les documents requis conformément au manuel de subvention de l’USAID/NPI EXPAND
  • Organiser et scanner les dossiers de subvention à envoyer à la Coordinatrice des activités d’USAID/NPI EXPAND
  • Maintenir un bon système d'organisation et d’archivage des dossiers de demande de subvention

Avec le Grants & contracts Manager

  • Manager le suivi correct de l'exécution des activités finan­cées par la subvention
  • Vérifier et Alerter sur les retards dans la soumission des rap­ports
  • Aider à la préparation et à la soumission avec le Grants & Contracts Manager/Directeur Exécutif pour approbation des documents des Milestones
  • Effectuer toutes autres tâches en rapport avec ses fonctions et ses compétences sur demande des responsables.

Qualifications et expériences

  • Bac + 4 ans et/ ou deux (2) ans dans un domaine pertinent en lien avec la gestion des subventions, les contrats
  • Un à deux (2) années d’expérience dans la gestion des subventions
  • Maitrise de l’anglais et du français,
  • Connaissance pratique des programmes de l’USAID

Dossiers à fournir

  • Une(1) demande manuscrite
  • Une(1) lettre de motivation d’une page
  • Un (1) curriculum vitae détaillé actualisé
  • Une (1) copie certifiée des diplômes et attestations de travail

Comment postuler :

Pour postuler, les candidats doivent envoyer leur dossier en copie dure sous pli fermé avec mention « Assistant(e) Gestion des Subventions » à l’adresse suivante : ONG JIGI Hamdallaye ACI 2000, Rue 473, Porte 140 ; Tél. : 20 29 15 81/66843164.

Ou en copie électronique à l’adresse mail : [email protected]

Date limite de dépôt des candidatures : 14 juin 2021 à 10 heures et adressées au Directeur Exécutif de l’ONG JIGI.

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