ACTED

OFFRE D’EMPLOI

Référence : ADMIN-RH/BMK/09/2020

Département : Administration et Ressources Humaine 

Poste : Responsable Administratif/Ressources Humaines

Nombre de place : 01

Localisation : Bamako

 

  1. ACTED

 

ACTED est une ONG créée en 1993 dont l’objet est la mise en œuvre de programmes d’urgence, de reconstruction et de développement dans les pays en crise et en voie de développement.

ACTED intervient aujourd’hui, dans 37 pays sur 5 zones (Asie, Afrique, Amérique, Europe et Moyen- Orient) et emploie environ 300 expatriés et près de 4000 nationaux.

  1. Profil pays

ACTED est présente au Mali depuis avril 2012, date à laquelle une équipe a été envoyée afin de lancer des programmes d’urgence en réponse à la crise complexe que subit le pays. Depuis, ACTED a travaillé et travaille toujours dans différents secteurs d’intervention :

  • sécurité alimentaire et appui à la relance économique
  • lutte contre la malnutrition au niveau communautaire et sanitaire
  • accès à l’eau, à hygiène et à l’assainissement
  • appui à l’éducation et à la formation professionnelle
  • appui des ménages retournés et rapatriés dans la reconstruction de leur abri
  • appui multisectoriel aux déplacés internes et aux réfugiés urbains, y compris en matière de prévention et de réduction des violences basées sur le genre
  • Prévention et lutte contre la Maladie à Virus Ebola.

 

III. Profil de poste

 

DESCRIPTION DES TACHES

Le responsable Administratif/RH national travaille sous la supervision directe du Directeur-Pays. Ses principales tâches sont les suivantes :

  1. Objectifs généraux
  • Assure la mise en place et le respect des procédures RH et Administratives d’ACTED
  • Assure le suivi des ressources humaines nationales et internationales sur la mission
  1. Responsabilité générale
  • Le responsable administratif/RH national est responsable de la mise en place des procédures et du suivi effectif des indicateurs RH et administratifs et du respect de leurs échéances.
  • Le responsable RH / Administration est chargé de la consolidation des informations provenant des différentes bases ACTED.

Responsabilités spécifiques

    1. Administration
  • Impôts :
  • Payer chaque mois les impôts et cotisations sociales de la Mission après approbation de la Finance et du Directeur Pays ;
  • Faire la déclaration annuelle des impôts payés par ACTED au Centre d’Impôts ;
  • Demande d’Exonération auprès du Ministère de l’Administration Territoriale ;
  • Assurances Sociales :
  • Assurer la visite médicale d’embauche des employés à l’INPS ;
  • Faire l’Immatriculation des employés à l’INPS et l’AMO ;
  • Suivi de la prise en charge des cas d’accidents de travail à l’INPS ;
  • Enregistrement auprès du Ministère de l’Administration Territoriale :
  • Certification du rapport d’Activité auprès des Autorités des zones d’interventions d’ACTED ;
  • Certification du rapport financier Annuel par un Expert-Comptable ;
  • Certificat d’opérationnalité auprès du Ministère de l’Administration Territoriale ;
  • Importation des produits pharmaceutiques :
  • Demande d’importation de Médicament auprès du département étatique concerné.
  • Dédouanement des produits pharmaceutiques ;
  • Suivi des Contrats et Dossiers du personnel:
  • Suivi des contrats de travail à l’Inspection du Travail ;
  • Assurer le suivi des contrats administratifs passés par ACTED
  • Actualiser les tableaux de suivi (Suivi des dossiers du personnel, suivi des sanctions disciplinaires, suivi de l’historique du personnel) ;
  • Assurer le respect des procédures administratives et RH ACTED et Maliennes ;
  • Assurer la digitalisation des dossiers du personnel ;
  • Faire le suivi des visas et autres documents de voyage du personnel.
  • Audit :
  • Classer les documents du classeur FLAT qui sont du domaine administratif
  • En cas d’audit, assurer la mise à disposition des documents demandés
  • Faire le lien avec les différentes administrations Maliennes et effectuer les démarches administratives nécessaires ;
  • Faire la mise à jour tous les mois du suivi des contrats du personnel et alerter les chefs de département au moins un mois à l’avance ;
  • Faire la mise à jour tous les mois du suivi des baux et alerter la Finance et la Logistique pour disposition à prendre
  • Préparation du salaire :
  • Assurer la préparation du salaire sur le logiciel Homère et faire valider la Finance avant le 25 de tous les mois ;
  • Assurer la préparation des feuilles de paie et transmission aux différentes Bases d’ACTED ;
  • Conseil Juridique :
  • En lien régulier avec un conseiller juridique pour tous les points relatifs à la législation en vigueur ;
  • Défense et représentation des intérêts d’ACTED devant l’Administration et toutes les juridictions du Mali
  • Etudier et émettre un avis écrit sur tout acte (Homologuer) (contrat, convention, protocole d’accord.) dont la signature est sollicitée par ACTED ;
  • Procédures Internes/administrations locales :
  • Veillez à l’application des politiques organisationnelles et code de conduite d’ACTED ;
  • S’assurer de la connaissance et du respect de chaque employé des valeurs et principes clefs fondateurs d’ACTED.
  • S’assurer de la connaissance par chaque employé et de l’application du règlement intérieur d’ACTED ;
  • Proposition améliorations/benchmark pratiques autres ONG – memo :
  • Suivre périodiquement l’évolution salariale, de perdiem et les avantages sur salaires ;
  • Suivre périodiquement les pratiques de façon générale chez les autres ONG 
    1. Ressources Humaines :
  • Recrutement :
  • Suivre les recrutements et mettre à jour le tableau de suivi pour information de la coordination ;
  • Suivre les demandes de recrutement et les faire valider par la coordination ;
  • Faire la publication des offres d’emploi ;
  • Faire la réception des offres ;
  • Faire le dépouillement des offres reçues et transmettre au département concerné ;
  • Organiser les tests et les entretiens d’embauche ;
  • Gestion de carriere/ evaluation, politique de formation

Respect procedures internes :

  • S’assurer de l’état de présence des salariés selon le planning existant (départ et retour de mission ou congés, maladies)
  • Suivre les évaluations annuelles du personnel et alerter les Chefs de département pour disposition à prendre ;
  • Suivre la formation du personnel et informer le personnel des opportunités de formation ;
  • Développer une politique de formation pour le personnel national ;
  • Respect procédures nationales et reporting:
  • Produire tous les documents RH nécessaires et les faire valider par la coordination
  • Préparer de manière mensuelle le reporting du département
  • Préparer les documents de suivi des expatriés (Feuilles de présence, suivi des visas et suivi des congés)
  • Effectuer le suivi des informations RH de toutes les bases et sous bases ACTED
  • Délégués du personnel :
  • Mettre en place le Bureau des délégués du personnel conformément aux dispositions règlementaires en vigueur au Mali ;
  • Coordonner les Assemblées Générales des Délégués de toutes les Bases d’ACTED ;
  • Préparer les courriers réponses des préoccupations des délégués et soumettre à la validation de la coordination ;
  1. Expérience :
  • Avoir un diplôme de Master en Economie, Droit, Administration, Relations Internationales, Gestion des Ressources Humaines ou tout autre diplôme équivalent.
  • Expérience dans la gestion des Ressources humaines au sein d’une Organisation internationales
  • Aptitude avérée à travailler de façon autonome et dans le milieu multi culturel.
  • De fortes compétences analytiques et organisationnelles. .
  • Compétences excellentes en français écrit et parlé, l’anglais serait un atout ;
  • Solides connaissances en informatique (Word, Excel, Outlook et Power Point)
  • La maitrise du logiciel Homère est obligatoire ;
  • Comprendre savoir utiliser le logiciel de gestion SAGA serait un atout.

 

  1. Conditions

Salaire défini en fonction de la grille des salaires ACTED.

 

  1. Lieu de travail :

Ce poste est basé à  Bamako mais l’agent peut être amené à effectuer des missions ailleurs au Mali en fonction des besoins d’ACTED.

VII. Pour postuler

 

Merci de nous faire parvenir au plus tard le 22 Septembre 2020 à 15h00, votre candidature en français avec :

  • Une lettre de motivation;
  • Un Curriculum vitae;
  • Les copies de(s) diplôme(s) (aucun original ne sera accepté) ;
  • Les copies des attestations de services rendus.

A l’adresses suivantes :

[email protected] Avec en référence dans l’objet :

ADMIN-RH/BMK/09/2020 Ou de déposer vos dossiers à l’adresse ci-dessous :

Référence : ADMIN-RH/BMK/09/2020

ACTED Mali/Bamako/Koro/Douentza/Sevaré/Gao ou Ménaka

BP E 985, Rue 145, porte 612 Quartier Korofina Nord,

Bamako, Mali

NB :

 

  • Aucune candidature ne sera retenue sans remplir les conditions ci-dessus
  • Les dossiers remis ne seront pas restitués
  • Seuls les candidats présélectionnés seront contactés
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DRC

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