ACTED

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Référence : AMEU/BMK/03/2021

Département : AMEU

Poste : Responsable AME/Suivi- Evaluation

Nombre de place : 01

Localisation : Bamako

Date de début : immédiat

 

  1. ACTED

 

ACTED est une ONG créée en 1993 dont l’objet est la mise en œuvre de programmes d’urgence, de reconstruction et de développement dans les pays en crise et en voie de développement.

ACTED intervient aujourd’hui, dans 34 pays sur 5 zones (Asie, Afrique, Amérique, Europe et Moyen- Orient) et emploie environ 300 expatriés et près de 4000 nationaux.

  1. Profil pays

ACTED est présente au Mali depuis avril 2012, date à laquelle une équipe a été envoyée afin de lancer des programmes d’urgence en réponse à la crise complexe que subit le pays. Depuis, ACTED a travaillé et travaille toujours dans différents secteurs d’intervention :

  • sécurité alimentaire et appui à la relance économique
  • lutte contre la malnutrition au niveau communautaire et sanitaire
  • accès à l’eau, à hygiène et à l’assainissement
  • appui à l’éducation et à la formation professionnelle
  • appui des ménages retournés et rapatriés dans la reconstruction de leur abri
  • appui multisectoriel aux déplacés internes et aux réfugiés urbains, y compris en matière de prévention et de réduction des violences basées sur le genre
  • Prévention et lutte contre la Maladie à Virus Ebola.

 

III. Profil de poste

 

Termes de Référence

Responsable pays Appréciation, Contrôle et Évaluation (AME)

Description du poste

Le responsable pays Appréciation, Contrôle et Évaluation est responsable de la conception et du développement de systèmes AME appropriés et viables en accord avec les procédures AME globales d’ACTED. Il s’assure aussi de la réalisation selon le plan établi des projets et programmes d’ACTED.

Chaine de commande

Sous l’autorité de :

-  Directeur pays

 

Ligne de management :

-  Chargé de redevabilité

-  Assistants et chargés AME

-  Moniteurs AME

-  Chargé de la base de données

-  Chargé du GIS

Réseau

Relations internes :

-  HQ Paris (Département des programmes)

-  Directeur pays

-  Coordinateurs de zone

-  Chefs de projets

-  Coordinateurs techniques

-  Responsables/chargés du développement des projets.

Relations externes :

-  Bénéficiaires

-  Partenaires de projets/ Organisations partenaires

-  Audits externes

Objectifs

  1. Installer des systèmes AME robustes : Développer et installer les mécanismes et les systèmes AME en lien avec les procédures globales d’ACTED. Délivrer des recherches/outputs efficients pour informer des prises de décision et de l’adoption de mesures correctrices.
  2. Installer la base de données et les systèmes GIS : Garantir la collecte de données sur les bénéficiaires de projets, les processus, les progrès, les location (GIS) et que les performances sont collectées, enregistrées, mises aux propres puis validées, stockées, transformées et présentées de manière efficace pour constituer un support à la prise de décision.
  3. Améliorer : S’assurer que les leçons tirées et les meilleures pratiques sont discutées et documentées et prises en compte dans la stratégie de développement des futurs projets et activités.
  4. Compléter le mécanisme de plaintes et réponses des bénéficiaires : Etablir et assurer le fonctionnement efficace du CRM, renforcer la confiance des bénéficiaires, identifier nos zones d’implantation qui nécessite des améliorations et s’assurer qu’ACTED reçoive les rapports prévus durant le processus.
  5. Management des équipes AME, DB (Database) et GIS : S’assurer que les opérations AMEU sont conduites de manière efficientes et notamment en termes de coûts et budget et assurer la coordination entre les équipes AME, DB et GIS.

Devoirs et responsabilités

A)  Systèmes d’Appréciation, Contrôle et Évaluation

a. Développements techniques et des systèmes

a) Consolider et régulièrement mettre à jour le plan de travail AME couvrant tous les projets en cours et les évaluations prévues de la mission.

b)  Développer une trame AME claire pour chaque projet en cours basée sur les propositions de projets, les plans d’installation et les exigences de suivi des donneurs.

c) Superviser le développement, l’évaluation et le rapport qualitativement et quantitativement des inputs, processus, outputs, outcomes, impacts, objectifs et des indicateurs de performance pour tous les projets. 

d)  S’assurer que les propositions de budgets développées proposent des coûts et propositions financières adaptés pour permettre l’installation de composants AME à la fois internes et externes.

e)  Faire en sorte que les résultats AME sont réfléchis et que leurs recommandations sont incorporées à l'avenir dans des notes conceptuelles, des propositions et des plans de mise en œuvre.

f)  Identifier et concevoir des pratiques innovantes pour améliorer l’efficacité et l’efficience de l’organisation AME et le projet général de management pour les incorporer dans la stratégie AME du pays.

g) Installer les politiques et procédures AME comme décrites dans le guide AME d’ACTED et s’assurer que les outils sont applicables et utilisés. 

h)  Assurer une distribution efficace des données de suivi-évaluation collectées et des systèmes de rapports à toutes les équipes et partenaires à travers les formations, les visites de sites, les manuels et tout autre support technique si besoin. S’assurer que ces systèmes sont bien compris et adéquatement exécutés par les équipes et partenaires.

b. Evaluation et management AME

a) Contrôler le développement des plans de mission Appréciation, Contrôle, Evaluations (plan de base, rapports intermédiaires, rapports finaux) pour chaque projet.

b) Développer et superviser l’installation de collecte de données appropriées, d’instruments d’analyse et de méthodologies (ex. questionnaires, sondages, rapports de groupes de discussion, interview d’informateur clef) et de toutes données, informations, plans d’utilisation.

c) Fournir un conseil et une supervision technique sur les activités de collecte de données et s’assurer que les équipes de collecte de données sont organisées, qu’elles disposent des moyens nécessaires et qu’elles rapportent ces données selon les missions de terrain en adéquation avec les  standards de qualité.

d) Analyser les données AME et produire des rapports, fiches de d’analyses statistiques et présentations (graphiques, tableaux, histogrammes, diagrammes en boîte) si nécessaire et opportunément.

e) Superviser le partage des données à l’équipe de développement de projets pour la préparation des rapports aux bailleurs, selon les exigences.

f)  En collaboration avec la coordination, effectuer les évaluations nécessaires des besoins pour s’assurer que les propositions sont pertinentes.

g) Contribuer aux propositions des donateurs, aux efforts de collectes de fond (particulièrement à la conception du cadre logique et à la formulation des objectifs SMART) et à la production de rapports, à travers les analyses et l’interprétation des résultats.

h) Permettre si nécessaire le renforcement des capacités AME  et la sensibilisation des partenaires d’exécution et autres institutions soutenues par ACTED.

i) Mettre en œuvre toute recommandation discutée et convenue avec l’équipe de management pays et le Directeur Pays ACTED.

j) Représenter ACTED dans les différentes réunions et ateliers relatifs à l’AME si nécessaire.

c.  Base de données et GIS

k) Superviser le développement, les modifications en cours, le renforcement et le fonctionnement de la gestion des données au niveau du pays. 

l) Superviser le partage et les fonctionnalités des systèmes de gestion des bases de données (DBMS) et GIS parmi les utilisateurs notamment y compris les partenaires de mise en œuvre, au besoin.

m) Développer des stratégies pour augmenter l’utilisation des données et les demandes parmi les équipes compétentes et les autres utilisateurs des données.

n) Assurer la conception et la maintenance, électronique et papier des systèmes MIS/GIS pour le suivi et le compte-rendu de toutes les données et informations qualitatives (spatiales et non-spatiales).

o) Superviser le développement, les modifications en cours, le renforcement et le fonctionnement des données au niveau national et des systèmes de gestion GIS.

p) Faciliter la formation des équipes non AME (ex. chefs de projet, coordinateurs techniques, équipes de développement de projet) sur l’usage des bases de données des projets et en lien avec le reporting

q) Renforcer les capacités sur l’utilisation effective des produits et systèmes GIS/DB – ou s’assurer que l’équipe GIS/DB assure cette tâche de manière efficiente et efficace. 

B)  Apprentissage

r)  Contribuer à la dissémination et à l’usage proactifs des connaissances gagnées à travers les activités AME parmi les chargés de projets, les coordinateurs techniques et les responsables/chargés de développement de projets. 

s)  Faciliter l’organisation d’occasions/évènements d’apprentissage dans le but de mettre en lumière les meilleures pratiques et leçons tirées lors d’une fermeture de projet ou au besoin.

t)  Compiler et partager les leçons tirées et les meilleures pratiques en temps pour s’assurer que les connaissances gagnées contribuent à l’amélioration des projets et influencent le développement stratégique des futurs projets et activités.

u) Encourager l’amélioration et la mise en œuvre des projets en fournissant en temps voulu des informations sur les succès des projets ainsi que sur les obstacles rencontrés pour corriger leur trajectoire tout au long du programme.

C) Mécanisme de gestion des plaintes et des réponses des bénéficiaires

v) Etablir, évaluer et assurer le suivi du mécanisme de plaintes et réponses des bénéficiaires (CRM) pour le pays de mission et en accord  avec les standards d’ACTED concernant les procédures CRM des bénéficiaires.

w) Assurer le fonctionnement efficace du CRM pour les bénéficiaires et que leurs plaintes/retours soient correctement compris, analysés, transmis et obtiennent une réponse en un temps. S’assurer que le CRM est utilisé par les équipes de programme et coordination.

x) Superviser le management spécifique au projet de base de données centrale CRM.

y) Renforcer les capacités et la compréhension entre les équipes d'ACTED, les partenaires et fournisseurs sur la responsabilisation des bénéficiaires et CRM.

D)  Gestion d’équipe AME

a. Management de l’équipe

z)  S’assurer que l’équipe du département comprend et est capable d’assurer leur rôle et responsabilités.

aa)  Gérer les équipes AME, de la base de données, GIS et de la redevabilité ; délimiter leurs responsabilités et suivre le plan de travail et les activités jour à jour.

bb) Permettre un environnement de travail et une dynamique de groupe positifs.

cc) Régler les conflits interpersonnels entre les membres de l’équipe du département.

dd) Réaliser des évaluations régulières des membres de l’équipe et suivre leurs projets professionnels.

ee)  S’assurer que l’équipe s’approprie les particularités d’ACTED notamment ses valeurs et croyances, son identité globale, sa cohérence, ce qui l’anime, son indépendance et son impartialité.

ff)  Identifier les besoins de l’équipe AMEU en formations AME, discuter des projets de formation interne et externe en coordination avec les RH et évaluer leur pertinence selon la stratégie AME et les priorités opérationnelles.

gg)  Accompagner, entrainer et soutenir les chargés AME dans le but de renforcer leurs capacités techniques, de partager des savoir avec l’équipe AME et les guider dans leur développement professionnel.

E) Autres

hh) Produire des rapports réguliers sur les progrès et obstacles rencontrés à destination des responsables et des autres équipes.

ii) Représenter ACTED aux réunions et ateliers importants, nationaux et externes, tout comme aux groupes de travail techniques.

jj) Participer si possible, aux groupes de travail et conférences liés à l’AME et s’informer régulièrement des pratiques bénéfiques et des nouveaux savoirs dans le domaine de l’AME.

kk)  Participer à toutes autres activités assignées par le responsable direct.

Indicateurs clefs de performance

-  Consolider le plan AME pays en place

-  % de projets en cours avec une trame AME spécifique

-  Nombre d’évaluation des besoins pour de nouvelles propositions et/ou pour l’amélioration du positionnement d’ACTED dans le pays de mission durant les 6 derniers mois.

-  Le système de management et base de données (DBMS) en place et fonctionnel qui fournit des rapports sur au moins les 16 indicateurs standards d’ACTED.

-  Nombre de produits GIS (outputs) créés durant les 6 derniers mois.

-  % de réunions de fin de projet tenues par rapport au nombre de projets durant les 6 derniers mois.

-  Leçons tirées et pratiques bénéfiques rapportées de manière régulière et mises à jour dans la base pays selon les standards ACTED des procédures d’enseignement.

-  CRM des bénéficiaires installé dans la mission conformément aux standards d’ACTED.

-  % de plaintes réglées dans les 15 jours Durant les 6 derniers mois.

-  Taux de rétention parmi les employés du département durant l’année passée.

-  % des membres de l’équipe qui ont participé à une formation interne ou externe durant l’année passée.

Compétences requises

- Détenteur d’un Master en Statistiques, Economie, Santé Publique/Humanitaire ou tout autre diplôme relatif au suivi et évaluation

- Forte expérience préalable en suivi et évaluation, au minimum 3 ans.

- Excellente connaissance des logiciels Microsoft Office (Word, Excel, Access, Powerpoint), des logiciels de collecte de données (ODK Collect, Kobo Collect…)

- Forte capacité de supervision d’équipe (5-10 personnes) ;

- Capacité à travailler en équipe ;

- Grande capacité de communication, d’organisation, de planification ;

- Capacité de rédaction en français et en anglais ;

- Très grande autonomie, souplesse, curiosité et rigueur intellectuelle ;

- Etre en mesure de vivre en zone rurale et des conditions difficiles ;

- Capacité de travailler sous pression

Lieu de travail

Ce poste est basé à Bamako mais le responsable AME Pays sera amené à se déplacer sur les différentes zones d’intervention d’ACTED en fonction des besoins, notamment en termes de renforcement des capacités des équipes AME ou de missions d’évaluations spécifiques.

L’employé peut être amené à effectuer d’autres tâches non mentionnées dans ces termes de référence, à la demande du Directeur Pays d’ACTED.  

Conditions

Salaire défini en fonction de la grille des salaires ACTED.

 

 

  1. VI . Pour postuler

Merci de nous faire parvenir au plus tard le 19 Mars 2021 à 17h30, votre candidature en français avec :

  • Une lettre de motivation;
  • Un Curriculum vitae ne dépassant pas trois (03) pages maximum ;
  • Les copies de(s) diplôme(s) (aucun original ne sera accepté) ;
  • Les copies des attestations de services rendus.

Aux deux adresses suivantes : [email protected]   Avec en référence dans l’objet :

AMEU/BMK/03/2021 Ou de déposer vos dossiers à l’adresse ci-dessous :

Référence : AMEU/BMK/03/2021

ACTED Mali/Bamako/Koro/Gao/SEVARE/DOUENTZA ou Ménaka

BP E 985, Rue 145, porte 612 Quartier Korofina Nord,

Bamako, Mali

NB :

  • Aucune candidature ne sera retenue sans remplir les conditions ci-dessus
  • Les dossiers remis ne seront pas restitués
  • Seuls les candidats présélectionnés seront contactés

NRC

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