Première Urgence Internationale

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OFFRE DE POSTE

Intitulé du poste

Administrateur capitale support

Pays & base d’affectation

Mali, Bamako (avec déplacements sur les bases pui)

Rattachement hiérarchique

Coordinateur administratif et financier (CAF)

Date d’arrivée souhaitée

22/11/2021

Création/Remplacement

Création

Durée du contrat

03 mois

Informations générales sur la mission

Contexte

Première Urgence Internationale est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. L’ensemble de ses personnels se mobilise au quotidien pour couvrir les besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique.

L’objectif est d’aider les populations déracinées dans l’urgence, tout en leur permettant de regagner rapidement autonomie et dignité. L’association mène environ 190 projets, dans les domaines de la sécurité alimentaire, la santé, la nutrition, la réhabilitation d’infrastructures, l’eau et l’assainissement et la relance économique. PUI intervient en appui à près de 5 millions de personnes dans 23 pays, en Afrique, en Asie, en Amérique Latine, au Moyen-Orient, en Europe de l’Est et en France.

Le Mali est confronté à une crise multidimensionnelle : politique, sécuritaire et humanitaire. Le conflit de 2012 n'a fait qu'aggraver la situation sanitaire des populations et plus particulièrement les régions au Nord du pays. Le conflit armé a affecté la capacité fonctionnelle des structures de santé dans les régions du Nord, a provoqué le départ des personnels des services techniques de l’Etat, la déstructuration des systèmes traditionnels de moyens d’existence. Depuis l’Accord pour la Paix et la Réconciliation au Mali, signé en juin 2015 à Bamako, une paix précaire s’est installée, secouée par des conflits intercommunautaires ou la concurrence pour le contrôle des trafics dans la zone sahélienne du Mali. Les besoins humanitaires, du fait de l’insécurité qui perdure, et des chocs qui traversent le pays, d’année en année depuis 2012 (sécheresse/inondations, pic de paludisme, rougeoles), sont toujours importants, dans un contexte public de sortie de crise qui entraine une diminution des fonds humanitaires.

Les projets sont mis en œuvre via un système de gestion à distance partielle, avec une présence permanente d’expatriés et des équipes nationales sur les bases opérationnelles et des visites ponctuelles de certains membres de la coordination.

Dans le cadre de ses opérations au Mali, Première Urgence Internationale recherche un (01) Administrateur (trice) Capitale Support basé à Bamako.

  Description du poste

Objectif global

L’Administrateur/trice Capitale Support est sous la responsabilité directe du Coordinateur Administrative & Financier,  dont il/elle bénéficie de l’appui technique.

Il/Elle participe à la bonne gestion administrative et comptable quotidienne du bureau de la Coordination et des autres bases, dans le respect des procédures PUI et du cadre légal malien.

Il/Elle appuie l’Administration dans la finalisation des dossiers comptables de la mission en général, et est un des garants de la bonne application des procédures sur la mission.

Il/Elle participe au support juridique et administratif concernant toute question liée aux impôts, taxes et autres aspects juridiques et légaux et leur vient en appui pour toutes les questions comptables.

  1. PARTICIPER A LA GESTION COMPTABLE DE LA MISSION
  2. PARTICIPER A LA GESTION FINANCIERE DE LA MISSION
  3. PARTICIPER LA GESTION ADMINISTRATIVE DE LA MISSION
  4. REPORTING / REPRESENTATION / DIVERS

Responsabilités et champs d’actions

L’Administrateur/rice Capitale Support, sous la supervision du Coordinateur Administratif, est responsable de :

La gestion comptable, en continu, du bureau de la coordination :

? Gestion Comptable : contrôle des journaux comptables et imports dans le logiciel SAGA.

? Gestion des pièces comptables : numérisation, vouchérisation et archivage.

Et de façon participative, de la gestion financière, administrative et divers :

? Participation à l’élaboration des prévisionnels ; au contrôle interne

? Suivi de contrats : bail, prestation, divers.

? Suivi des opérations diverses : UNHAS, Echoflight, autres charges patronales.

Objectifs spécifiques et activités associées

De façon spécifique L’Administrateur (trice) Capitale support assure les principales responsabilités et tâches suivantes :

1. PARTICIPER A LA GESTION COMPTABLE DE LA MISSION

4 Il/Elle veille au respect des procédures PUI sur les décaissements et engagements de dépenses sur les mains courantes (complétude dossier d'achat, conformité et validation facture, budget nécessaire) ;

4 Il/Elle s’assure que chaque écriture saisie en comptabilité est justifiée par une pièce comptable conforme ;

4 Il/Elle participe activement à la clôture mensuelle : effectue une revue des mains courantes de l’ensemble des bases; Il/Elle importe les mains courantes validées de la coordination (et des bases en cas de difficultés de récéptions des écritures provisoires) dans SAGA ; Il/Elle contrôle la cohérence entre les IPC et les soldes des journaux ; Il/Elle vérifie les relevés bancaires ; procède aux pointage et lettrage des écritures du mois

4 Il/Elle assure le contrôle des pièces comptables des bases et signale toute pièce manquante ou non conforme (suivi) ;

4 Il/Elle participe à la vouchérisation de l’ensemble des pièces comptables, et à l’archivage numérique de l’ensemble des pièces comptables de la mission et la gestion de l’envoi des pièces comptables au siège sous la supervision du Coordinateur Administratif et Financier ; il actualise le fichier de suivi de l’archivage numerique. 

2. PARTICIPER A LA GESTION FINANCIERE DE LA MISSION

4 Il/Elle participe à la veille sur le respect des procédures financières des bailleurs de fonds et internes PUI ;

4 Il/Elle participe à l’élaboration du prévisionnel mensuel de trésorerie du bureau de la Coordination

4 Il/Elle vérifie les affectations correctes des lignes budgétaires des dépenses des mains courantes ; conformément au document de suivi budgétaire de la mission.

3. PARTICIPER A LA GESTION ADMINISTRATIVE DE LA MISSION

4 Il/Elle participe au suivi des contrats de bail et de prestation : validité, expiration ;

4 Il/Elle participe au suivi des mouvements UNHAS et Echoflight : suivi, pointage, reporting ;

4 Il/Elle archive un exemplaire original des différents contrats (bail, location, service, travaux, etc.) ;

4 Il/Elle rédige des courriers entrants et sortants sur la demande de son supérieur hierarchique ;

4 Il/Elle assure l’archivage des divers documents administratifs : classement et numerisation

4. REPORTING / REPRESENTATION / DIVERS

4 Il/Elle participe au suivi des réglementations en vigueur ;

4 Il/Elle participe aux démarches administratives auprès de la législation malienne : déclarations ; règlements de charges sociales et divers ;

4 Il/Elle participe aux réunions relatives aux aspects administratifs, représenter PUI sur demande et/ou sur délégation du CAF ;

4 Il/Elle participe à l’élaboration du document d’audit comptable de la mission et le reporting RH;

4 Il/Elle assure des interims au niveau de l’Administration, au lieu d’affectation ou sur les bases, selon les besoins avec la collaboration avec le CAF ou les CT ;

4 Il/Elle participe aux audits interne et externe de la mission sous la supervision du point focal;

4 Il/Elle effectue des visites terrain pour appuyer les administrateurs des bases selon les besoins identifiés.

Profil recherché

Savoir-faire et savoir-être recherchés

Indispensable

Apprécié

Formation

4 Administration (Finance, Gestion, Comptabilité etc.)

4 Ressources Humaines

X

X

Expérience professionnelle

4 Expérience dans un poste similaire

4 Expérience humanitaire

4 Expérience avec l’Administration malienne

X

X

X

Connaissances & Aptitudes

4 Maitrise du pack Office (Word, Excel)

4 Bonne connaissance du logiciel SAGA

4 Bonne connaissance du Code du Travail Malien

X

X

X

Langues

4 Français (lu, écrit, parlé)

4 Anglais

4 Bambara

X

X

X

Caractéristiques personnelles

4 Bonnes capacités en communication, diplomatie et attitude orientée vers la recherche de solution

4 Curiosité et intérêt pour les activités de l’organisation

4 Bonne aptitude à gérer les échéances dans des contextes d’intervention d’urgence (résistance au stress)

4 Honnêteté, intégrité

4 Capacité d’adaptation, flexibilité

4 Autonomie, sens de l'initiative et de l'anticipation

4 Ponctualité

4 Engagement personnel à respecter les valeurs de neutralité, d’impartialité et d’indépendance de PUI

 

Cette description de poste reprend les responsabilités principales inhérentes à ce poste. Il pourra cependant être demandé d’effectuer d’autres tâches que celles listées ci-dessus, sans que cela soit considéré comme une modification de contrat.  Ainsi, une grande flexibilité est demandée dans cette fonction.

Merci de privilégier l’envoi du CV et de la lettre de motivation par email sous la référence suivante « Administrateur Capitale Support basé (e) à Bamako » à l’adresse suivante : [email protected] au plus tard l e 14/11/2021 à 00H00.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

NB  :

  • Il est impératif de mentionner dans l’objet de votre courrier électronique la référence du poste.
  • Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront informé(e)s et les dossiers de candidatures ne pourront pas être retournés.
  • Il est porté à la connaissance des candidat(e)s que Première Urgence Internationale ne demande aucun paiement, ni frais durant tout le processus de recrutement. Toute demande allant dans ce sens doit être immédiatement signalée car contraire aux valeurs et pratiques de notre organisation.
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