Nom du poste

Stagiaire

Version

Juin 2019

Département/Unité

Logistique

Date

12/03/2021

Emplacement et pays

Ségou (Mali)

Autonomie

Degré 

Superviseur

Coordinateur Logistique

Équipe

0

Mission

Sous la supervision du Coordinateur Logistique, les sont chargés d’appuyer le Coordinateur Logistique dans la gestion opérationnelle de la Logistique dans le respect de la législation du pays, des procédures internes et des différentes politiques institutionnelles.

Fonctions et tâches

Nº

Fonctions essentielles

Tâches Principales

%

1

Appui le procurement dans la gestion des Achats

- Gestion générale des achats,

- Appui le Coordinateur Logistique dans la recherche des pro-forma,

- Enregistre les dossiers d’achat dans le tableau de suivi des achats,

- Mise à jour régulière du tableau de suivi des achats,

- Scanne/photocopie des dossiers d’achat avant paiement,

- Classement des dossiers d’achat,

- Appui au suivi du processus d’achat depuis la demande d’achat jusqu’à la réception des biens/ Services,

- Participer à la mise à jour de la base des fournisseurs

2

Entrepôts

- Appuyer la Vérification et recevoir toutes les fournitures dans les dépôts ;

- Vérifier les bordereaux d’expédition, les listes de colisage en fonction des articles reçus et rapporter à l’expéditeur du cargo tout dommage remarqué sur l’un ou l’autre des articles envoyés.

- Participe à l’organisation des inventaires physiques avec l’équipe Logistique et Programme.

- S’assure avec Assistant(e) warehouse et Asset que les normes de sécurité et sanitaires sont respectées à l’entrepôt.

- Vérifier des bordereaux de livraison, de réceptions et waybill ;

- S’assurer que le dépôt est nettoyé deux fois par semaine ;

- S’assurer qu’il existe une bonne ventilation du magasin

- S’assurer que le stock est bien arrangé, pour éviter la contamination de stock (insectes, animaux, etc.)

3

Asset

- Recevoir, inspecter, enregistrer et marquer tous les équipements sous la supervision de l’assistant(e) warehouse et Asset,

- Effectuer les livraisons aux utilisateurs ;

- Faire la mise à jour du dossier d’inventaire et suivi du mouvement ;

- Support à la gestion administrative du déclassement des actifs ;

- Préparation des rapports d'inventaire au besoin ;

- Contribuer à une bonne utilisation et un stockage correct de tous les assets

- Contribuer à faire signer tous les documents requis à tout le personnel à qui est remis un équipement y compris tous les accessoires

- Contribuer à mettre en place les dossiers des assets comportant les fiches d’identification, la fiche de transfert, ainsi que toute autre documentation pertinente comme les assurances, taxes et droits payés, dus ou exemptes.

- Aider à ce que tous les documents liés aux Assets et aux Stocks soient classés chronologiquement, accessibles et vérifiables facilement

- S’assurer de la mise à jour du registre et des fiches d’actifs régulièrement lorsque des transferts, élimination, modification des conditions ou achat surviennent, avec les détails de chaque évènement,

- Participer aux inventaires physiques complets annuels et/ou trimestriels des stocks et/ou des Assets et contribuer aux mises à jour des différents registres

4

Fleet

-  Aider à ce que tous les documents liés aux entretiens et réparations des véhicules, motos et générateurs soient classés chronologiquement, accessibles et vérifiables facilement,

-  Aider à ce que tous les documents de voyages (Demande de mission, requêtes et ordres de mission soit établis et archivés.

-  Contribuer à une bonne utilisation du carburant à travers un suivi des prises de carburant et un archivage des cahiers de bord des engins après vérification.

5

Appui la Logistique de façon générale

-  Appui toute l’équipe logistique dans la réalisation des différentes tâches ;

-  Faire circuler les documents pour les différentes signatures ;

-  Participer à la gestion des Assets.

6

Autres

Toute autre activité entrant dans le cadre du profil de la personne

Champ d’application et impact

Champ d’application

Impact

  Logistique (Délégation Nationale)

Un engagement de sorte à apporter un support efficace aux opérationnels et autres départements pour une fluidité des services à fournir.

Relations

Interne

Externe

Contact

Motif

Finance, RH, IT, sécurité et tous les programmes

Fournisseurs/prestataires

Support Logistique aux staffs opérationnels et de support

Conditions requises essentielles

Expérience

Niveau d’étude : minimum BT2 ; DUT dans un domaine de la logistique ou gestion ;

Connaissances

Basique

Intermédiaire

Avancé

Approche basée sur les Droits de l’Enfant

x

Gestion d’une équipe de projet

x

Langues

Basique

Intermédiaire

Avancé

Français

x

Anglais

x

Bureautique/informatique

Basique

Intermédiaire

Avancé

Maîtrise des outils informatiques Word et Excel

x

Valeurs et compétences

Les Valeurs

Engagement social

Équité

Respect 

Les Principes

Participation et Non-discrimination

Transparence

Dynamisme

Compétences

Qualités personnelles : Très bonne moralité ;

Expériences professionnelles en Gestion de stock.

Excellente Connaissance en informatique, spécifiquement les logiciels Word, EXCEL

Compétence en formation et ou animation

Autres conditions requises

Capacité prouvée d’engagement personnel et de travail sous pression ;