DGCS Mali

DGCS Mali recrute pour un partenaire 02 stagiaires secrétaires dont 01 pour Bamako et 01 Ségou

Nom du poste :  Secrétaire Réceptionniste

Département/ Unité : Administration

Emplacement et pays : Bamako et Ségou (Mali)

Superviseur :  Responsable Administratif et financier

Conditions de travail :  Capable d’exercer différentes tâches administratives

Mission :  Assurer l’accueil et le secrétariat

FONCTIONS ET TACHES

Fonctions essentielles

Taches essentielles

%

1

Accueil

Assurer l’accueil des visiteurs

· Réceptionner et filtrer les visites au bureau

· Tenir l’agenda des visites et des rendez-vous, prendre des rendez-vous pour les différentes équipes

20

2

Secrétariat

Gérer les appels téléphoniques et les courriers

· Gérer la réception des appels téléphoniques

· Saisir les courriers et rapports (transmission et classement)

· Réceptionner le courrier (collecter, enregistrer, transmettre aux intéressés, archiver)

Contrôler les mouvements du personnel

· Tenir le cahier de présence du personnel de bureau

· Recueillir les demandes de congés et d’absence et transmission à la Direction

· Elaborer le rapport mensuel de suivi des présences (à remettre au Responsable des Ressources Humaines)

Contrôler la papeterie

· Gérer le petit magasin de fournitures courantes pour le bureau (enregistrer les entrées et sorties ; signaler les besoins de commandes à l’avance au logisticien, assurer l’inventaire régulier du stock de consommation courante 

Et de tout autre appui à l’institution qui n’interfère pas au bon déroulement de ses activités, à la demande de ses responsables hiérarchiques

80

  Relations

Interne  Externe

Contact  

 Motif

Directrice Nationale, Visiteurs,

RAF, CP, Coordinateurs   partenaires,

de zone, TDL prestataires,

Fournisseurs

  Accueil et orientation des visiteurs

 

PROFIL REQUIS :

Scolarité  : DUTS, Maitrise en secrétariat ou technique de bureautique

Expériences  : 6 mois d’expérience dans des fonctions similaires

Connaissances  : Logiciels informatiques MS Office, internet un atout

Habilités  : Parfaite maitrise du français et à un second degré de l’anglais sera un atout ;

  • Avoir de très bonnes connaissances en suivi administratif des dossiers ;
  • Avoir une bonne maitrise de la gestion des correspondances ;
  • Avoir une bonne connaissance de la gestion des appels téléphoniques
  • Avoir une maitrise du français parlé et écrit ;
  • Avoir une bonne capacité rédactionnelle
  • Être courtois et serviable
  • Avoir une grande capacité d’écoute.

COMMENT POSTULER ?

Les candidats sont invités à envoyer leur CV, lettre de motivation, la photocopie des diplômes et des certificats de travail à [email protected] au plus tard le 24/11/2020 à 11h00.

NB: Seuls les candidats dont les dossiers ont été sélectionnés seront contactés.

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