DGCS Mali recrute pour un partenaire 02 stagiaires secrétaires dont 01 pour Bamako et 01 Ségou
Nom du poste : Secrétaire Réceptionniste
Département/ Unité : Administration
Emplacement et pays : Bamako et Ségou (Mali)
Superviseur : Responsable Administratif et financier
Conditions de travail : Capable d’exercer différentes tâches administratives
Mission : Assurer l’accueil et le secrétariat
| FONCTIONS ET TACHES | |||
| Fonctions essentielles | Taches essentielles | % | |
| 1 | Accueil | Assurer l’accueil des visiteurs · Réceptionner et filtrer les visites au bureau · Tenir l’agenda des visites et des rendez-vous, prendre des rendez-vous pour les différentes équipes | 20 |
| 2 | Secrétariat | Gérer les appels téléphoniques et les courriers · Gérer la réception des appels téléphoniques · Saisir les courriers et rapports (transmission et classement) · Réceptionner le courrier (collecter, enregistrer, transmettre aux intéressés, archiver) Contrôler les mouvements du personnel · Tenir le cahier de présence du personnel de bureau · Recueillir les demandes de congés et d’absence et transmission à la Direction · Elaborer le rapport mensuel de suivi des présences (à remettre au Responsable des Ressources Humaines) Contrôler la papeterie · Gérer le petit magasin de fournitures courantes pour le bureau (enregistrer les entrées et sorties ; signaler les besoins de commandes à l’avance au logisticien, assurer l’inventaire régulier du stock de consommation courante Et de tout autre appui à l’institution qui n’interfère pas au bon déroulement de ses activités, à la demande de ses responsables hiérarchiques | 80 |
| Relations | ||
| Interne Externe | Contact | Motif |
| Directrice Nationale, Visiteurs, RAF, CP, Coordinateurs partenaires, de zone, TDL prestataires, Fournisseurs | Accueil et orientation des visiteurs | |
PROFIL REQUIS :
Scolarité : DUTS, Maitrise en secrétariat ou technique de bureautique
Expériences : 6 mois d’expérience dans des fonctions similaires
Connaissances : Logiciels informatiques MS Office, internet un atout
Habilités : Parfaite maitrise du français et à un second degré de l’anglais sera un atout ;
- Avoir de très bonnes connaissances en suivi administratif des dossiers ;
- Avoir une bonne maitrise de la gestion des correspondances ;
- Avoir une bonne connaissance de la gestion des appels téléphoniques
- Avoir une maitrise du français parlé et écrit ;
- Avoir une bonne capacité rédactionnelle
- Être courtois et serviable
- Avoir une grande capacité d’écoute.
COMMENT POSTULER ?
Les candidats sont invités à envoyer leur CV, lettre de motivation, la photocopie des diplômes et des certificats de travail à [email protected] au plus tard le 24/11/2020 à 11h00.
NB: Seuls les candidats dont les dossiers ont été sélectionnés seront contactés.
