JSI Research & Training Institute, Inc.

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Post Title: Finance and Operations (F&O) Manager, MOMENTUM Integrated Health Resilience (MIHR) Project Mali

Number of Vacancies: 01 (One)

Based in: Gao, Mali

Reports to: Finance and Operations Director

Start Date: ASAP

Organizational Background

JSI Research & Training Institute, Inc. (JSI) a nonprofit founded in 1979, exists to improve the health of un­derserved people and communities throughout the world, and to provide an environment where people of passion and commitment can pursue this cause. JSI works across a full range of public and community health areas, strengthening health systems to improve services—and ultimately, people’s health. We partner with our clients to develop flexible, innovative approaches that solve complex public health problems. Strong management systems make our programs more effective, sustainable, and cost-effective.

 

Position Description

This position is for the MOMENTUM Integrated Health Resilience Project (MIHR) in Mali, implemented by JSI Research & Training Institute, Inc., with IMA World Health, GOAL USA Fund, Pathfinder International, and CARE. MIHR works to strengthen the capacity and resilience of both community and health systems in focus countries to enable them to plan and implement health strategies that reach target populations while addressing the underlying determinants of poor health and the impacts of fragility. In Northern Mali, MIHR will work in the regions of Gao and Timbuktu to improve the availability, quality, and utilization of an essential package of FP/RH/MNCAH services; improve the governance and accountability of health systems; and increase the adoption of healthy behaviors and demand for health services, with the goal of a more resilient health system that supports improved health outcomes.

The Finance and Operations (F&O) Manager for MIHR Mali will work in close collaboration with the F&O Director and Regional Manager to ensure the financial management for all MIHR Mali project activities implemented in the Gao region, including the implementation of financial systems, compliance, budgeting, expenditure tracking, and drafting financial reports for the project. Additionally, the F&O Manager will oversee all operations and administrative functions in the Gao office, including human resources (HR), procurement, information technology (IT), office administration, and sub-grant management. S/he will also supervise the work of the Finance and Administrative (F&A) Assistant. The position will be based in Gao and will report to the F&O Director.

 

Key Responsibilities

  • Oversee financial and operations activities for the Gao office, including sub-awards, HR, administration, procurement, and IT
  • Monitor and ensure compliance of sub-awardees with program financial and contractual rules and regulations
  • Process invoices for activities implemented out of the Gao office 
  • Ensure the management of the petty cash within the office, including the review of all petty cash vouchers
  • Monitor project expenses and maintain up-to-date figures in relation to project budgets
  • Reconcile all staff advance accounts and bank accounts
  • Prepare monthly financial statements in QuickBooks and work with F&O Director to ensure the timely review and submission of all financial and operational reports with support from the F&A Assistant
  • Ensure that all financial activities are in accordance with local laws, JSI, and USAID rules and procedures
  • Assist with annual work plan budget exercises as needed
  • Manage and supervise all procurements to ensure compliance with procurement guidelines and procedures, and appropriate documentation
  • Orient and train Gao-based staff on JSI and MIHR financial policies and procedures
  • Assist, monitor, and supervise the HR recruitment process
  • Oversee implementation of and adherence to JSI HR policies and procedures and local labor laws within the Gao office
  • Help local office staff to resolve operational issues that arise
  • Provide training to and supervise the work of the F&A Assistant
  • Perform any other general accounting or office administrative management tasks as needed

Qualifications

  • Education:
    • Degree in finance or accounting, or a related field
  • Experience:
    • Five years’ experience in finance and operations, preferably with NGOs
    • Experience implementing project financial management in developing country contexts
    • Experience supervising junior staff
  • Experience with managing logistics for implementation of public health programs in fragile settings
    • Prior experience working in Mali; experience working in the Gao region preferred
    • Experience working with USAID-funded projects is desirable
  • Knowledge/skills:
  • Skilled in the management of large budgets
  • Demonstrated in-depth knowledge of USAID, USG, or other donor rules and regulations and financial reporting requirements
  • Strong knowledge of financial accounting software e.g. QuickBooks, and related computer applications especially Microsoft Office
  • Excellent organizational and analytic skills
    • Proven ability to work as an effective team member
    • Ability to work and travel within Mali
  • Written and oral communication skills in French
  • Knowledge of a local language spoke in Gao preferred

Information on how to apply

Interested candidates who meet the above conditions should submit an online application on our website at https://careers.jsi.com/JSIInternet/Careers/jobpostings.cfm and reference the job title F&O Manager – MIHR Mali (Gao).

Interested applicants should submit an application no later than April 21, 2021 .

Note: Only short-listed candidates will be contacted. Due to the urgency of this vacancy, JSI reserves the right to fill this position prior to the closing date.

Titre du poste : Gestionnaire des finances et des opérations , Projet MOMENTUM de résilience sanitaire intégrée (MIHR) Mali

 Nombre de postes vacants :  01 (un)

Basé à:  Gao, Mali

Rend compte au:  Directeur des finances et des opérations

Contexte organisationnel

JSI Research & Training Institute, Inc. (JSI), une organisation à but non lucratif, fondée en 1979, travaille pour améliorer la santé des personnes mal desservis et les communautés dans le monde entier, et de créer un environnement où les personnes passionnées et engagées peuvent poursuivre cette cause. JSI travaille dans une gamme complète de domaines de santé publique et communautaire, renforçant les systèmes de santé pour améliorer les services et, en fin de compte, la santé des personnes. Nous travaillons en partenariat avec nos clients pour développer des approches flexibles et innovantes qui résolvent des problèmes de santé publique complexes. Des systèmes de gestion solides rendent nos programmes plus effectifs durables et rentables.

Description du poste

Ce poste vacant est pour le projet MOMENTUM Integrated Health Resilience (MIHR) au Mali, mis en oeuvre par JSI Research & Training Institute, Inc. avec IMA World Health, GOAL USA Fund, Pathfinder International et CARE. Le MIHR s'efforce de renforcer la capacité et la résilience des systèmes communautaires et de santé dans les pays cibles pour leur permettre de planifier et de mettre en œuvre des stratégies de santé qui atteignent les populations cibles tout en s'attaquant aux déterminants sous-jacents de la mauvaise santé et aux impacts de la fragilité. Dans le nord du Mali, le MIHR travaillera dans les régions de Gao et Tombouctou pour améliorer la disponibilité, la qualité et l'utilisation d'un ensemble essentiel de services de PF / SR / SMNI + N, WASH et de vaccination ; améliorer la gouvernance et la responsabilité des systèmes de santé ; et accroître l'adoption de comportements sains et la demande de services de santé, dans le but d'un système de santé plus résilient qui favorise l'amélioration des résultats de santé.

Le gestionnaire des finances et des operations (F&O) pour MIHR Mali travaillera en étroite collaboration avec le directeur F&O et le coordinateur régional pour assurer la gestion financière de toutes les activités du projet MIHR Mali mises en œuvre dans la région de Gao, y compris la mise en œuvre des systèmes financiers, la conformité, la budgétisation, suivi des dépenses et rédaction des rapports financiers du projet. Additionellement, le gestionnaire de F&O administrera toutes les opérations et fonctions administratives du bureau de Gao, y compris les ressources humaines (RH), les achats, les technologies de l'information (TI), l'administration du bureau et la gestion des sous-subventions. Elle/il supervisera également le travail de l'assistant financier et administratif (F&A). Ce poste et sera basé à Gao au Mali et reportera au Directeur F&O et sera basé à Bamako au Mali.

Responsabilités spécifiques

  • Administrer les activités financières et opérationnelles du bureau de Gao, y compris les sous-subventions, les RH, l’administration, les achats, et les TI.
  • Surveiller et assurer la conformité des sous-bénéficiaires aux règles et réglementations financières et contractuelles du programme
  • Traiter les factures pour les activités mises en œuvre hors du bureau de Gao
  • Assurer la gestion de la petite caisse au sein du bureau, y compris l'examen de tous les bons de la petite caisse
  • Surveiller les dépenses du projet et maintenir à jour les chiffres par rapport aux budgets des projets
  • Rapprocher tous les comptes d'avance du personnel et les comptes bancaires
  • Préparer les états financiers mensuels dans QuickBooks et travailler avec le directeur F&O pour assurer l'examen et la soumission en temps opportun de tous les rapports financiers et opérationnels avec le soutien de l'assistant F&A
  • Assurer que toutes les activités financières sont conformes aux lois locales, aux règles et procédures de JSI et USAID
  • Assister à la création d'un plan budgétaire annuel si nécessaire
  • Gérer et superviser tous les achats pour assurer la conformité avec les directives et procédures d'approvisionnement, et de la documentation appropriée
  • Orienter et former le personnel basé à Gao sur les politiques et procédures financières de JSI et MIHR
  • Aider, suivre et superviser le processus de recrutement RH
  • Superviser la mise en œuvre et le respect des politiques et procédures RH de JSI et des lois du travail locales au sein du bureau de Gao
  • Aider le personnel de bureau local à résoudre les problèmes opérationnels qui surviennent
  • Offrir une formation à l'assistant F&A et superviser leur travail
  • Performer tout autres devoirs comptables ou de gestion administrative du bureau nécessaires

Qualifications

  • Formation:
    • Licence en comptabilité ou en finance ou dans une discipline connexe
  • Expérience:
    • 5 ans de travail en finance/ opérations, avec des ONG est souhaitable
    • Expérience dans la mise en œuvre de la gestion financière de projets dans les pays en développement
    • Expérience de la supervision de personnel junior
  • Expérience de la gestion de la logistique pour la mise en œuvre de programmes de santé publique dans des contextes fragiles
    • Expérience préalable de travail au Mali, expérience à travailler dans la région de Gao préféré 
    • Expérience de travail avec des projets financés par l'USAID est souhaitable
  • Connaissances / compétences:
  • Compétent dans la gestion de gros budgets
  • Connaissances démontrées des règles et règlements et exigences en matière de rapports financiers du gouvernement américain et de l’USAID ou d’autre donateur
  • Connaissance solide des logiciels de comptabilité financière, par exemple QuickBooks, et des autres applications en particulier Microsoft Office
  • Posséder des excellentes compétences organisationnelles et analytiques
    • Capacité à travailler bien en équipe
    • La capacité de travailler et voyager au Mali
    • La capacité d’écrire et de parler en français
  • Connaissance de la langue locale parlée dans la région de Gao préféré

Informations sur la manière de postuler

Les candidats intéressés qui remplissent les conditions ci-dessus doivent soumettre une candidature en ligne sur notre site Web à https://careers.jsi.com/JSIInternet/Careers/jobpostings.cfm et référencer le titre du poste F&O Manager – MIHR Mali (Gao) .

Les candidats intéressés doivent soumettre une candidature au plus tard le 21 avril 2021.

Remarque : seuls les candidats présélectionnés seront contactés. En raison de l'urgence de cette vacance, JSI se réserve le droit de combler ce poste avant la date de clôture.

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