Médecins du Monde Belgique

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Un-e (01) Responsable des Services supports

Localisation du poste : Menaka

Nombre de poste :   1 (un)

Nature du contrat :   CDD 6 mois renouvelables

Entrée en fonction : Immédiatement.

MEDECNS DU MONDE BELGIQUE

Contexte du poste

Médecins du Monde Belgique (MdM-BE) intervient au Mali depuis plus de 15 ans en soutien au système de santé malien. Depuis 2012, dans le cadre de la crise humanitaire qui sévit au Nord du Mali, MdM-BE a développé des projets d’urgence pour répondre aux problèmes sanitaires et nutritionnels sur les régions de Kidal, Gao et Mopti grâce à une assise historique dans ces zones.

Aujourd’hui, Médecins du Monde Belgique soutient plus d’une soixantaine de centres de santé communautaire, deux centres de santé de référence dans le nord du pays ainsi que l’Hôpital de Gao.

Nous garantissons un accès aux soins de santé sur base de la gratuité, un dépistage et une prise en charge des cas de malnutrition sévère, et nous maintenons une capacité de riposte aux épidémies.

  1. Objectif général du poste :

 Le/la Responsable des Services Supports supervise la qualité et l'efficacité des services supports au niveau de la base, en étroite collaboration avec les Coordinateurs Admin/RH ; Finance ; et logistique.

Il veille à l'application de toutes les procédures et politiques administratives/RH, financières, logistiques et sécuritaire au niveau du terrain, afin de fournir un soutien optimal au programme.

  1. Responsabilités :

SUPERVISION DES SERVICES SUPPORT :

 Il / elle assure la supervision de toutes les fonctions de support des bases de la région de Ménaka (Logistique et sécurité, Finances, Administration et Ressources Humaines) ainsi que la représentance externe et une supervision globale de la sécurité sur la base.  S’assurer de la coordination des services entre eux.

SUIVI LOGISTIQUE :

  • Il / Elle travaille en collaboration avec les Logisticiens de bases pour garantir le respect des procédures d'achat ;
  • En coordination avec les Logisticiens base, il coordonne et vérifie la complétude des dossiers d’achat avant les validations au niveau de la coordination
  • Il/Elle organise la planification des activités logistiques en lien avec le programme et s’assure de leur correcte exécution
  • ll / Elle s'assure du respect des procédures d'engagements de dépenses et participe au processus d'approbation des bons de commande

SUIVI FINANCIER :

  • Il/Elle valide les paiements de la base et s’assure de leur conformité avec les procédures en place
  • Il/Elle s’assure que les dossiers financiers soient transmis en temps utile, précis et complets à la coordination
  • Il/Elle vérifie mensuellement que les dépenses finales comptabilisées sont conformes aux budgets approuvés (y compris le partage des coûts) et que les ressources sont utilisées conformément aux budgets approuvés
  • Il/Elle participe aux réunions de l’équipe du programme et contribue à la stratégie du programme et à la planification des activités
  • Il / Elle assure, en coordination avec le Financier de la base la mise en place et la bonne utilisation des outils et procédures de gestion financière, comptable et budgétaire notamment : suivi budgétaire, projections budgétaires, prévisions de trésorerie, gestion de trésorerie et sécurité en espèces

SUIVI ADMINISTRATIF ET RESSOURCES HUMAINES :

  • Il / Elle assure une communication fluide entre la base et l’équipe de coordination
  • Il/Elle anime le travail en équipe et gère les conflits
  • Il/Elle réalise les entretiens individuels d'évaluation de performance de l’Administrateur des Ressources Humaines, du Financier Base, du Logisticien Base et du Responsable accès humanitaire de la base.
  • Il s’assure de la bonne gestion des performances au niveau de la base
  • Il / Elle s'assure que les procédures administratives (suivi du personnel) sont en place et contrôlées
  • Il/Elle garantit un environnement de travail porteur et une bonne dynamique d’équipe.

COORDINATION :

  • Animer les réunions de coordination hebdomadaire de la base
  • S’assurer de la bonne communication avec l’ensemble des acteurs et partenaires de la zone
  • Veiller à l’articulation transversale des actions de la base avec les projets des partenaires dans la zone
  • Veiller au respect des règles de visibilité de MdM et des partenaires locaux
  • Représenter MdM auprès des autorités locales et des ONG dans la zone d’intervention
  • Représenter MdM lors des visites des partenaires techniques et financiers sur le projet
  • Représenter MdM à l’occasion d’ateliers thématiques
  • Participer aux réunions de coordination des acteurs dans la zone d’intervention

SECURITE :

  • S’informer de l’évolution du contexte politique et sécuritaire des Zones d’interventions en collaboration avec le responsable accès humanitaire
  • Superviser et réviser l’élaboration des rapports d’incidents
  • En collaboration avec le Responsable accès humanitaire, superviser les évaluations dans nos zones d’interventions
  • Participer aux réunions sécurités et en faire rapport au Coordinateur sécurité en concertation avec le Responsable accès humanitaire
  • Appuyer le Coordinateur sécurité dans la prise des décisions sécuritaires concernant la Base et les activités.

 

  • Formation :

Avoir Bac+3 en Gestion comptable financière/ Gestion des ressources humaines / Logistique

Expérience Professionnelle :

Avoir au Minimum 4 ans sur la gestion de services support notamment en Logistique, Finance et Administration

Expérience réussie en gestion d’équipe et gestion de programme

Familiarité avec les procédures des ONG Internationales ; outils et reporting.

 

  1. Langue :
  • Français indispensable : bon niveau lu, écrit et parlé ;
  • Maîtrise des langues officielles du pays (parlé et écrit) ;
  • Anglais est un atout

 

  1. Place du poste dans l’organigramme (relations hiérarchiques et fonctionnelles)
  • Sous la supervision directe Coordinateur Général Adjoint.
  • En lien fonctionnel avec les Coordinateurs de chaque département et les chefs de projets
  • Le poste supervise directement le logisticien, le financier, l’administrateur des ressources humaines et le responsable accès humanitaire de la base
  • En concert avec le Responsable accès humanitaire, valide les demandes de déplacements des missions vers le terrain ou vers la coordination
  1. Prérequis :

 

Savoirs :

  • Connaissance du milieu associatif et de son fonctionnement, est un plus.
  • Avoir une bonne connaissance de la zone d’intervention.
  • Connaitre les plans de sécurité.
  • Avoir une bonne connaissance de l’outil informatique (Word, Excel, power point) ;

Savoir être :

  • Leadership et capacité à prendre des décisions et capacité à s'affirmer, si nécessaire
  • Capacité à analyser (jugement, praticité) et à synthétiser
  • Capacité d'adaptation
  • Organisation, discipline et respect des délais
  • Sens aigu des responsabilités
  • Capacité d'écoute et de négociation exceptionnelle
  • Bonnes compétences interpersonnelles et de communication
  • Être disponible, réactif et flexible
  • Honnêteté et rigueur
  • Capacité de travailler en équipe d’une manière indépendante dans un environnement multiculturel ;

AUTRES

Cette liste de tâches ne se veut pas exhaustive et d’autres tâches pourront être demandées par le supérieur hiérarchique selon les besoins du programme. Par ailleurs, il est attendu de la part du collaborateur un certain degré de flexibilité et un esprit d’adaptation suivant l’évolution potentielle des contraintes de la mission. Le profil de poste pourra être modifié en fonction des besoins de l’organisation.

Contacts  :

Si vous êtes intéressé, veuillez nous adresser :

- votre cv
- votre lettre de motivation
- une copie du ou de vos diplômes (les originaux vous seront demandé si vous êtes retenus au test)
- vos attestations de service et lettres de recommandation éventuelles des employeurs précédents (les originaux vous seront demandés si vous êtes retenus au test)

par mail à l’adresse : [email protected]

Date limite : Vendredi 19 Mars 2021 à 23 h 59 mns.

Seuls les candidats présélectionnés sur base du dossier seront convoqués pour un test et un entretien.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées et sollicitées.

NB : aucun dossier incomplet ne sera accepté.

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