SGS

Recrutement

SGS est une société internationale d’inspections, de vérification, d’essai et de certification. SGS est reconnue comme la référence mondiale pour la qualité et l’intégrité.

Avec plus de 80.000 employés, SGS gère un réseau de plus de 1.650 bureaux et laboratoires à travers le monde .

JOB DESCRIPTION

Assistante Administrative

LIEN HIERARCHIQUE

Vous rapporterez directement au Directeur Général.

PRINCIPALES RESPONSIBILITES

u  Assister le Directeur Général

u  Effectuer les travaux de secrétariat de l’Administration

u  Assister le Département Finance

RESPONSIBILITES SPECIFIQUES

Assister le Directeur Général

– En tenant son agenda, en prenant ses rendez-vous, en gérant son planning

– En organisant les déplacements du Directeur Général en prenant en charge toute l’organisation matérielle (réservation, achat billet avion, préparation de documents,)

– En organisant les réunions: inviter les personnes concernées, préparer la salle,

– En préparant certains dossiers après avoir reçu les indications nécessaires du Directeur Général

– En prenant en charge, de manière autonome, des missions particulières à la demande du Directeur Général

– En diffusant les documents émis par le Directeur Général vers les services concernés

Effectuer les travaux de secrétariat de l’Administration

– En filtrant et en répondant aux appels téléphoniques importants en l’absence du Directeur Général

– En traitant les courriers et tous documents ayant un caractère confidentiel

– En mettant en forme et en saisissant le courrier du Directeur Général

– En accueillant les visiteurs du Directeur Général

– En assurant la tenue, le classement et l’archivage des dossiers et de la documentation du Directeur Général

Assister le Département Finance

– Etablir le rapport de stock pour le Mali le Burkina et la Guinée Conakry,

– Recouvrer les créance clients

– Etablir les chèques et tenir le fichier de suivi des chéquiers

PROFILE

BAC + 3 en Assistante de Gestion ou équivalente d’au moins 2 ans expérience a un poste similaire

COMPETENCES REQUISES

· Compétences techniques: secrétariat / archivage de documents / connaissances générales des prestations de SGS Mali

· Compétences informatiques: Word / Excel / PowerPoint / Adobe / Outlook / Internet Explorer

· Compétences linguistiques: Français / Anglais courant

· Compétences personnelles: discrétion / ponctualité / disponibilité / sociabilité / cordialité / rigueur

·  Bonne communication et compétences interpersonnelles

· Capable d'établir la confiance, le respect et la confidentialité

· Agit rapidement et de façon décisive et peut faire des appels difficiles

· Collaborer efficacement – Aller au-delà des frontières pour communiquer avec les autres. Partage des informations et des ressources entre les pays / entreprises / équipes. Tirer parti de la diversité pour travailler efficacement. Recherche et reproduit de meilleures pratiques. Surmonter les obstacles qui inhibent l'interaction.

· Adopte le changement – Anticipe le besoin de changement. Cherche des façons nouvelles et améliorées de faire les choses. Surmonte les obstacles au changement. Met en œuvre le changement de manière opportune et efficace.

· Savoir lire et écrire en Anglais

AUTRES

§  Pour occuper ce poste avec succès, le candidat doit être en mesure d'exécuter chaque tâche essentielle de manière satisfaisante. Les exigences énumérées ci-dessus représentent les connaissances, la compétence et/ou la capacité requise.

§  Cette description des tâches ne devrait pas être interprétée comme une déclaration exhaustive des tâches, des responsabilités ou des exigences, mais une description générale des tâches. Aucune déclaration dans la présente ne limite l’entreprise dans ses droits d'attribuer ou réattribuer des tâches et des responsabilités liées à ce poste à tout moment.

CONFORMITE & AUTORITE 

·  Conforme à toutes les politiques et procédures SGS Q & S et RH

·  Inscrire les responsabilités au niveau de QOH & S de celles fournies ci-dessous

·  Accorder une autorité suffisante pour s'acquitter des responsabilités données conformément aux politiques pertinentes de l'Autorité SGS

• Responsable de sa propre sécurité et santé au travail, et pour les autres au travail

• Doit suivre les instructions légales de l'employeur pour leur sécurité et leur santé

• Doit signaler les problèmes de sécurité ou de santé sur le lieu de travail

Pour faire acte de candidature, veuillez envoyer votre curriculum vitae en anglais par courrier électronique accompagné d’une brève présentation incluant vos prétentions salariales à [email protected] et précisez la mention Assistante Administrative dans l'objet du courriel.

Nous remercions tous les postulants de leur intérêt pour SGS ; les interviews se feront au fur et à mesure que nous les recevrons.

Bamako, le 14 juillet 2020

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