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HUMAN recrute pour le compte d’une Association de la place un(e) coordinateur /rice Adjoint(e)

DESCRPTION DU POSTE :

Intitulé du poste : Coordinateur /rice adjoint(e)

Nature du poste : Missions se rapportant au développement des investissements européens au Mali et à l’appui aux Investisseurs européens présents au Mali.

Missions

La gestion des relations extérieures : il/elle est chargé(e) de créer et maintenir des liens étroits entre l’association, les autorités et l’administration, les partenaires bilatéraux européens, les autres organisations du secteur privé et toute autre entité avec laquelle une relation entretenue peut servir les intérêts de l’Association. Il/Elle est également l’interlocutrice de référence des membres du Conseil.

Activités :

  • Fédérer les actions des membres et participer à l’amélioration du climat des affaires ;
  • Entretenir les relations entre l’association et les différentes organisations en place, telles que l’Etat malien, la société civile malienne, l’Union Européenne, le FMI, la Banque Mondiale, les Ambassades, le Consulat de France (visas, cv, offre d’emplois), l’AFD, l’OFII, Campus France, le SCAC, les partenaires techniques et financiers et les différentes organisations fournisseurs d’informations économiques (INSTAT, AFRISTAT, OAHADA, CCIM, OPI …) ;
  • Représenter les entreprises à intérêts européens au Conseil National du Patronat Malien, à la Chambre de Commerce et d’Industrie et lors d’invitations officielles à la demande de la coordinatrice principale.

La gestion de la communication de et vers le Conseil :

Il/elle est chargé(e) de la communication du Conseil, quel qu’en soit le support, et de la gestion de son image.

Activités :

  • Assurer le développement institutionnel de l’association ;
  • Organiser des réunions, séminaires et ateliers sur les sujets juridiques, économiques et financiers ;
  • Assurer une veille juridique, économique et sociale ;
  • Diffuser toutes informations utiles et urgentes par mail ;
  • Gérer les communications mensuelles et informatives sur les activités du Conseil et des membres via la lettre d’Information mensuelle ;
  • Gérer le site internet, assurer la veille informatique, le suivi des publications sur les réseaux sociaux et concevoir l’évolution du site.

Il/Elle transmet toutes les correspondances concernant le fonctionnement du Conseil. Elle assure la diffusion auprès des membres des comptes rendus de réunions, de commissions ou assemblées auxquelles la coordinatrice et/ou les membres de l’association sont présents.

Activités :

  • Mettre en forme des documents, monter des dossiers, organiser le classement et l'archivage des documents (en attendant la création du poste administratif) ;
  • Tenir à jour les coordonnées des membres dans les différentes bases existantes ;
  • Lancer les appels de cotisations et assurer le suivi, les relances et le payement de celles-ci ;
  • S’assurer de la concordance des informations sur internet, dans nos fichiers et sur les pages de notre site ;
  • Vérifier la véracité et l’intérêt des documents reçus avant de les diffuser sur le site et aux membres ; Le cas échéant se charger des réponses ;
  • Classer et prioriser les informations ;
  • Tenir à jour les abonnements et s’assurer de la réception de l’ensemble des documents promis ou des nouveaux disponibles auprès de l’UE, de la mission économique, UEMOA, l’OHADA, des services bancaires…
  • Répondre aux demandes d’informations et de documents (procédures, décrets, informations contacts…) par mail et par téléphone ;
  • Synthétiser les observations des membres et interventions de l’association sur les dossiers touchant les Entreprises tels que la fiscalité, les cotisations sociales (AMO),…
  • Accueillir les partenaires internes et les futurs investisseurs, les orienter vers les services compétant indispensables à leurs installations ;
  • Suivre les dossiers pour l’obtention des visas à motifs professionnels ;
  • Prospecter auprès des Entreprises pour inciter à rejoindre l’association;
  • Gérer le site internet ;
  • Participer à des forums, à des ateliers, des commissions en fonction de l’actualité.

Responsabilité :

  • Il/Elle rend compte régulièrement de son travail à la coordinatrice principale qui décidera de la répartition des tâches et au Président lors de chacune de leurs réunions.
  • Elle informe les Membres des activités du Conseil par une lettre d’information mensuelle.

Contraintes et difficultés du poste :

La coordinatrice ou le coordinateur devra :

  • Avoir une grande capacité d’adaptation et une flexibilité.
  • Diversité des activités et transversalité de celles-ci, différences de rythme à adopter surtout lors des périodes de réunions en extérieur (souvent annoncées la veille pour le lendemain) et celles à organiser pour l’association.
  • Être autonome sur la gestion des activités courantes. Variation importante de la charge de travail au cours de l’année avec une période plus calme en juillet et août (peu de réunions) permettant ainsi les mises à jour administratives (contrôle du site, des coordonnées des membres, des logos, des liens, des informations sur les activités des sociétés membres…).

Compétences et qualités requises pour le poste :

Le « savoir » (ensemble des connaissances théoriques et pratiques - De quelles connaissances principales a besoin le candidat):

Informatiques (Word, Excel, Powerpoint, internet, gestion des mails et suivi des groupe de diffusion, utilisation de Mailchimp pour la gestion du site…) ; Français (écrit, parlé, lu) ; Anglais (écrit, parlé, lu).

Le « savoir-faire » technique et méthodologique (mise en œuvre d’un savoir ou d’une habileté spécifique pour une réalisation spécifique - Que doit-il être capable de faire ?)

Préparer, rédiger et synthétiser des rapports, prendre des notes et rédiger des compte rendus de réunions ; Transmettre de façon concise et rapide des documents, des lettres d’information ; apprendre la technique de gestion du site ; Organisation d’évènements.

Le « savoir être ou savoir-faire comportemental» (Ensemble d’attitudes et de comportements attendus dans une situation donnée). - Quelles sont les façons souhaitables d’agir?

Fort engagement personnel et capacité d’adaptation.

Faire preuve de rigueur et d'organisation, être disponible dans les moments de forte intensité de la charge de travail.

Faire preuve d’autonomie, d’initiative, de curiosité, de créativité et savoir se fixer des priorités.

Rendre compte à sa hiérarchie.

Être conviviale et s’exprimer avec aisance.

Développement / évolution possible du poste :

  • Approfondir les relations avec les bailleurs de fonds (UE, FMI, Banque Mondiale, Les Ambassades européennes, …) et les différentes organisations présentes en Afrique de l’ouest (CIAN, UEMAO, …) principalement suivre les réunions et maintenir le lien avec les autres Chambres de Commerce Européennes
  • Étudier les statistiques mensuelles principales (suivre le taux d’ouvertures et de téléchargements) afin d’optimiser les mises en page et mises en ligne d’informations importantes.
  • Poste à pourvoir dans deux ans comme Coordinateur/rice principal(e).

Les candidats intéressés peuvent envoyer leurs dossiers (CV + Lettre de motivation) à l’adresse email suivante : [email protected] au plus tard le 24/09/2021 à partir de 12 h 00.

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