DRC

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Responsable Logistique Bamako

CONTEXTE

Le Conseil danois pour les réfugiés (ci-après : DRC, pour Danish Refugee Council) a été fondé au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale avec plus de 7,000 employés et de 8,000 volontaires. Ayant son siège établi à Copenhague, et présent dans 40 pays, le DRC est une organisation d’aide non gouvernementale, à but non-lucratif, politiquement neutre et indépendante et non-confessionnelle, qui porte assistance aux réfugiés et aux personnes déplacées à travers le monde. DRC opère en Afrique de l’Ouest depuis 1998 et au Mali depuis 2013.

LE POSTE

Le responsable logistique assure une gestion efficiente de l’ensemble des ressources logistiques du DRC au Mali. Il/elle assure le déploiement et la mise en œuvre des normes logistiques du DRC en termes de gestion des équipements (IT, véhicules, etc.), de gestion des achats, gestion, etc. Il/elle est garant de la mise en application de la stratégie logistique du DRC au sein du programme et veille à ce que les exigences des bailleurs de fonds soient pleinement appliquées et respectées.

Superviseur direct  : Responsable des services support

Employé(s) sous la responsabilité du poste  : : Charge Logistique / Assistant Logistique / Chauffeurs Bamako / Gardiens Bamako.

Déplacements professionnels : déplacements fréquents dans les régions de Mopti, Gao et Tombouctou.

Tâches et Responsabilités

Objectif général du poste :

Responsabilités : (points les plus importants)

Trois niveaux d’information sont requis :

  • Cycle (exemple : Gestion de la trésorerie, Gestion comptable, Gestion budgétaire, Gestion projet, etc.)
  • Description des tâches sous chaque cycle
  • Niveau de responsabilité associé à chaque tâche (exécution / validation / supervision)
  1. Gestion du département logistique du programme DRC au Mali
  • Analyser le contexte logistique du DRC au Mali (évaluation des capacités logistiques) et collaborer activement avec le Responsable des Services Support (HOSS) à la rédaction, la révision et la mise en œuvre de la stratégie opérationnelle du DRC au Mali ;
  • Garantir que les procédures logistiques du DRC (gestion des achats, des équipement, suivi des véhicules, gestion des stocks, gestion des déplacements, etc.) sont mises en place sur le Programme Mali et sont correctement appliquées ;
  • S'assurer que l’ensemble des procédures du département logistique sont conformes au Code de Conduite du DRC, à la législation au Mali et aux règles des bailleurs de fonds ;
  • Développer, compiler et fournir mensuellement une analyse approfondie des indicateurs logistiques (tableaux de suivi des achats, tableaux de suivi des véhicules, tableau de suivi des équipements, etc.) et les partager avec le HOSS et le coordinateur logistique régional ;
  • Envoyer mensuellement le Tableau de Suivi des Achats aux chefs de projet, responsables de zones et au HOSS ;
  • Participer à l'évaluation des capacités logistiques des partenaires du DRC ;
  • Former les employés du DRC et les partenaires ayant des responsabilités logistiques aux procédures logistiques ;
  • Superviser l'archivage des documents logistiques (dossiers d’achat, TSA, tableau de suivi des véhicules, etc.) ;
  • Signaler à sa hiérarchie toute non-conformité avec les procédures logistiques du DRC.
  1. Gestion des achats
  • Participer activement à l'élaboration des propositions de projets dans son périmètre de responsabilité et aide à définir les ressources nécessaires pour assurer la faisabilité du projet ;
  • S'assurer qu'un plan d'approvisionnement est développé pour les projets en cours et les nouveaux projets, participer aux revues trimestrielles de projet et s'assurer que le plan d'approvisionnement est régulièrement mis à jour ;
  • Développer des accords-cadres pour les achats récurrents et s’assurer du renouvellement des accords-cadres en lien avec les règles du DRC ;
  • Superviser la réception de la marchandise et la livraison du matériel aux demandeurs ;
  • S'assurer que le Tableau de Suivi des Achats (TSA) est systématiquement à jour pour Bamako et l’ensemble des bases ;
  • S'assurer que les dossiers d’achat sont conservés dans des classeurs par le département logistique (classement en fonction du numéro de la Demande d’Achat) ; chaque base conserve ses dossiers d’achats à des fins de vérifications ;
  • S’assurer que les dossiers d’achat de Bamako et des bases sont complets et que les documents sont signés par les personnes concernées ;
  • Superviser les achats internationaux, y compris les processus de dédouanement et, si nécessaire, les communications avec les ministères compétents pour l'exonération fiscale ;
  • Anticiper et préparer les demandes de dérogations conformément aux procédures du DRC ;
  • Veiller à ce que la documentation et les explications demandées par les auditeurs soient fournies dans un délai raisonnable.
  1. Gestion des équipements (IT, voitures, etc.)
  • S'assurer que le tableau de suivi des équipements et le tableau de suivi des véhicules sont exacts et régulièrement mis à jour ;
  • S'assurer que l'utilisation des véhicules du DRC est conforme aux procédures du DRC ;
  • Superviser la gestion du parc de véhicules et s'assurer qu'un plan de déplacement hebdomadaire est produit pour chaque base ;
  • Superviser l'inventaire de fin d'année et s'assurer du respect des exigences du DRC (qualité, délai, rapprochement avec la comptabilité, etc.) ;
  • S’assurer que les sorties d’équipements immobilisés (fixed assets) soient justifiées par le document adéquat : certificat de donation, certificat de vente, certificat de perte, etc.) et que ce dernier soit approuvé par le Chef de Mission ;
  • Prévoir les besoins d'investissement pour l'année suivante (matériel informatique, moyens de transport, renouvellement / entretien des équipements et / ou mobiliers, etc.).
  1. Assurer une gestion efficace et pratique des services généraux (bureaux, guesthouses et entrepôts)
  • Superviser l’entretien et la maintenance des locaux de Bamako (bureau et guesthouse) ;
  • Anticiper l’ensemble des besoins nécessaires au bon fonctionnement des bureaux ;
  • Maintenir et mettre à jour régulièrement un budget annuel détaillant les dépenses prévues pour le fonctionnement des bureaux ;
  • Superviser la gestion du stock et assurer que les zones de stockage sont propres et bien rangées ;
  • Identifier, sur demande du Chef de mission/HOSS, de nouveaux locaux potentiels à louer.
  1. Gestion des bases du DRC
  • Former les employées des bases aux procédures logistiques du DRC ;
  • Fournir un support aux chefs d’équipe logistique (accompagnement pour le développement d’accords-cadres, vérification des TSA et des différents tableaux de suivis) ;
  • S’assurer que les chefs d’équipe logistique envoient un rapport mensuel accompagné des différents tableaux de suivis (TSA, tableau de suivi des véhicules, etc.) ;
  • Superviser l'inventaire annuel ;
  • Effectuer régulièrement des missions sur les bases terrain (1 visite par semestre et par base minimum) ;
  • Contrôler l’ensemble des dossiers d’achats et effectuer des visites aléatoires auprès de fournisseurs pour s'assurer que les factures sont cohérentes avec les prix communiqués par les fournisseurs.
  1. Assurer une gestion équitable et efficace du service logistique et des membres de son équipe
  • Produire un plan d'action annuel définissant les objectifs du service logistique pour l'année à venir et les besoins potentiels de formation collective ;
  • Gérer et superviser l'équipe logistique du programme (congé, récupération, évaluation, Plan d’Action Individuel, objectifs, etc.) ;
  • Coordonner la gestion globale de l'équipe logistique, faciliter ou initier des réunions d'équipe, assurer une bonne collaboration avec les autres services et les équipes opérationnelles ;
  • Superviser et donner des conseils (formation et coaching) aux membres de l'équipe logistique ;
  • Assurer une répartition efficace de la charge de travail logistique au sein de l'équipe et assurer un suivi rigoureux de la planification des activités et une mise en œuvre directe en cas de besoin ;
  • Superviser le développement de carrière de l’équipe : définir les besoins de formation individuels et fournir des conseils sur le développement professionnel.

Autre :

  • Respecter et mettre en œuvre le code de conduite de DRC et les principes humanitaires et de protection dans tous les aspects de son travail ; Veiller au respect du code d’éthique par les partenaires du projet ;
  • Participer à toute formation requise prévue dans le cadre des projets, adopter une démarche proactive d’auto-formation constante et un intérêt réel sur les thématiques de la logistique ;
  • Exécuter toute autre tâche dans le cadre des objectifs et de la mission de DRC au Mal, et des projets en particulier.

Expérience et compétences techniques (y compris le nombre d’années d’expérience professionnelle) 

  1. Expériences significatives en management d’un département logistique pour une ONG internationale (minimum 2 ans)
  2. Expérience en gestion et suivi des achats pour une ONG internationale ou une entreprise privée (minimum 2 ans) ;
  3. Expérience en gestion et suivi des immobilisations dans une ONG internationale et/ou une entreprise privée (Minimum 1 an) ;
  4. Bonne connaissance et gestion d’une flotte de véhicules ;
  5. Permis de conduire ;
  6. Formations premiers secours ;
  7. Expérience en termes de suivi des règles bailleurs (gestion des équipements, règles d’achats, etc.).

SOUHAITABLES

  • Formation en logistique,
  • Maitrise de l’outil informatique ;
  • Proactivité, avec une approche coopérative et collaborative ;
  • D’excellentes capacités de communication (notamment l’attention et la patience) sont nécessaires.
  • Français
  • Anglais

Détails pratiques

Niveau : M-F de Grille DRC

Date de début du contrat : 1 er Août 2021

Durée du contrat : 1 an avec possibilité de renouvellement

Processus de candidature

Tous les candidats devront faire parvenir une lettre de motivation et un CV à jour, sous format électronique, à l’adresse [email protected] en indiquant le titre du poste dans l’objet de votre email de candidature.

Date limite pour les candidatures : 2 0/06/2021

NB : Le Conseil Danois pour les Réfugiés au Mali s’engage à diversifier sa force de travail. Les femmes, les personnes handicapées, les minorités ethniques ou religieuses, les personnes vivant avec le VIH, aussi bien que les réfugiés et autres non-ressortissants légalement autorisées à travailler en République du Mali (ceci n’est pas limitatif et s’adresse aux personnes subissant une stigmatisation qu’elle soit culturelle, sociale ou autre), sont particulièrement encouragés à postuler.

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