JSI Research & Training Institute, Inc.

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Post Title , Administrative and Procurement Officer MOMENTUM Integrated Health Resilience (MIHR) Project Mali

Number of Vacancies: 01 (One)

Based in: Bamako, Mali

Reports to: Finance and Operations Director

Organizational Background

JSI Research & Training Institute, Inc. (JSI) a nonprofit founded in 1979, exists to improve the health of un­derserved people and communities throughout the world, and to provide an environment where people of passion and commitment can pursue this cause. JSI works across a full range of public and community health areas, strengthening health systems to improve services—and ultimately, people’s health. We partner with our clients to develop flexible, innovative approaches that solve complex public health problems. Strong management systems make our programs more effective, sustainable, and cost-effective.

 

Position Description

This position is for the MOMENTUM Integrated Health Resilience Project (MIHR) in Mali, implemented by JSI Research & Training Institute, Inc. with IMA World Health, GOAL USA Fund, Pathfinder International, and CARE. The Administrative and Procurement Officer for the USAID funded MIHR project will be based in Bamako, Mali. The Administrative and Procurement Officer is responsible for a wide range of administrative services including general office administration, human resources and procurement. The Administrative and Procurement Officer will work closely with the Finance and Operations (F&O) Director in ensuring compliance with JSI internal policies and procedures as well as USAID donor regulations. The position reports to the F&O Director.

Key Responsibilities

Administration

  • In coordination with the Finance & Operations Director, ensure effective and efficient project operations
  • Ensure transparency, accountability and effective use of project resources and assets
  • Establishing and maintaining effective office filing and information management systems
  • Manage the recruitment process of local project staff
  • Work along with hiring manager to support the onboarding of project staff
  • Support F&O Director in processing all documentation for new hires including compensation and benefits administration processing, and documentation.
  • Maintaining project human resource files in electronic and hard copy format
  • Process all relevant paper work for project staff including international visitors’ visas (as needed), staff ID cards and business cards
  • Ensure all staff are updating timesheets daily and submitting them on time at the end of the month
  • Manage overall office operations including maintenance of office space and addressing staff needs for work space
  • Supervise the activities of the Cleaners and Administrative Assistant on a daily basis
  • Work along with F&O Director to support the management of contracts and agreement such as lease agreements, internet provider, IT, guards, utilities, etc.

Procurement

  • Assist in the development of an annual procurement plan
  • Receive and process all purchase requests (PRs) and ensure all PRs are included on a procurement tracking sheet and monitored
  • Working along with the F&O Director, prepare solicitations and specifications for Request for Quotation (RFQ) or Request for Proposal (RFP) along with technical staff
  • Place ads in the newspaper for RFP/RFQ, assist with vendor questions on RFPs or RFQs and obtain quotations from the market vendor on goods and services
  • Manage the procurement review process by setting up the appropriate review mechanisms, assist with the establishment of award criteria, selection committees, and ensure the completion and safeguarding for documentation
  • Prepare evaluation bids and prepare and/or work with technical staff on selection memo;
  • Prepare Purchase Order, Contract or Agreement as appropriate
  • Run vendors through the Visual Compliance and print out a copy of the results
  • Manage vendors/contractors and ensure work is completed and approved before requesting for payment
  • Develop and maintain an accurate and complete filling system for procurement process records and agreement files
  • Review and implement necessary changes to the project’s procurement procedures; ensure these procedures are in line with USAID rules and regulations and JSI policies and procedures

Qualifications

  • Education:
  • Bachelor’s degree in management or a related discipline
  • Experience:
  • At least 5 years of relevant experience to the position requirements
  • At least 3 years working in an NGO setting
  • Experience managing finance and operations on USAID projects
  • Knowledge/skills:
    • Experience with managing HR and procurement for implementation of public health programs in fragile settings with a preference for Northern Mali, especially the Gao or Timbuktu regions
    • Knowledge of USAID and USG rules and regulations a plus
    • Strong knowledge of Microsoft Office
    • Experience especially with working with staff in multiple office locations
    • Possess excellent organizational, analytic, oral, and written communications skills
    • Ability to work well in a team
    • Limited working level of oral and written fluency in English language
    • Ability to travel within Mali and internationally, as needed

Information on how to apply

Interested candidates who meet the above conditions should submit an online application on our website at https://careers.jsi.com/JSIInternet/Careers/jobpostings.cfm and reference the job title Administrative and Procurement Officer – MIHR Mali.

Interested applicants should submit an application no later than February 19, 2021 .

Note: Only short-listed candidates will be contacted. Due to the urgency of this vacancy, JSI reserves the right to fill this position prior to the closing date.

 Titre du poste: L’agent administratif et des achats , Projet MOMENTUM de résilience sanitaire intégrée (MIHR) Mali

Nombre de postes vacants :  01 (un)

Basé à:  Bamako, Mali

Rend compte au:  Directeur des finances et des opérations

Contexte organisationnel

JSI Research & Training Institute, Inc. (JSI), une organisation à but non lucratif, fondée en 1979, travaille pour améliorer la santé des personnes mal desservis et les communautés dans le monde entier, et de créer un environnement où les personnes passionnées et engagées peuvent poursuivre cette cause. JSI travaille dans une gamme complète de domaines de santé publique et communautaire, renforçant les systèmes de santé pour améliorer les services et, en fin de compte, la santé des personnes. Nous travaillons en partenariat avec nos clients pour développer des approches flexibles et innovantes qui résolvent des problèmes de santé publique complexes. Des systèmes de gestion solides rendent nos programmes plus effectifs durables et rentables.

Description du poste

Ce poste vacant est pour le projet MOMENTUM Integrated Health Resilience (MIHR) au Mali, mis en oeuvre par JSI Research & Training Institute, Inc. avec IMA World Health, GOAL USA Fund, Pathfinder International et CARE. L’agent administratif et des achats pour le projet MIHR fiancée par l’USAID sera basé à Bamako au Mali. L’agent administratif et des achats est responsable pour une grande gamme de services administratifs, y compris l'administration générale, ressources humaines et d'approvisionnement. Le responsable de l'administration et des achats travaillera en étroite collaboration avec le directeur des finances et des opérations (Directeur F&O) pour assurer la conformité avec des politiques et procédures internes de JSI ainsi que des réglementations des bailleurs de l'USAID. Ce poste reportera au Directeur F&O.


Responsabilités spécifiques

Administration

  • En coordination avec le directeur F&O, assurer des opérations efficaces et efficients du projet
  • Assurer la transparence, la responsabilité et l'utilisation efficace des ressources et des actifs du projet
  • Établir et maintenir des systèmes de classement et de gestion de l'information efficaces
  • Gérer le processus de recrutement du personnel local du projet
  • Travailler avec le gestionnaire recruteur pour soutenir le début du nouveau personnel du projet
  • Soutenir le directeur F&O dans le traitement de tous les documents pour les nouvelles embauches y compris le traitement de la rémunération et de l’administration des avantages sociaux, et la documentation
  • Tenir les fichiers de ressources humaines du projet en format électronique et papier
  • Traiter tous travaux de papier pertinents pour le personnel du projet y compris des visas de visiteurs internationaux (au besoin), le personnel des cartes d'identité et cartes de visite
  • S'assurer que tout le personnel fait les feuilles de temps quotidien et les soumet à temps à la fin du mois
  • Gérer les opérations du bureau, y compris l'entretien de l'espace de bureau et répondre aux besoins du personnel en espace de travail
  • Superviser les activités des nettoyeurs et de l'assistant administratif au quotidien
  • Travailler avec le directeur F&O pour soutenir la gestion des contrats et des accords comme les contrats de location, les contrats pour l’Internet, l'informatique, les gardes, les services publics, etc.

Approvisionnement

  • Assister à la création d'un plan d'approvisionnement annuel
  • Recevoir et traiter toutes les demandes d'achats (DAs) et assurer que tous les DAs sont inclus sur une feuille d'approvisionnement et surveillés
    • Travailler avec le directeur F&O, préparer les sollicitations et les spécifications pour des demandes d'offres (DOs) ou des demandes de propositions (DPs) ainsi que le personnel technique
    • Placer des annonces dans les journaux pour des DOs/ des DPs, assister à des questions des fournisseurs sur des DOs ou des DPs, et obtenir des citations du fournisseur du marché des biens et services 
    • Gérer le processus d’examen d’approvisionnement en mettant en place les mécanismes d'examen appropriés, aider à l'établissement des critères de sélection, des comités de sélection et assurer l'achèvement et la sauvegarde de la documentation
    • Préparer les offres d'évaluation et préparer et / ou travailler avec le personnel technique sur le mémo de sélection
    • Préparer la commande, le contrat ou l'accord selon le cas
    • Faire une recherche des fournisseurs Visual Compliance et imprimer une copie des résultats
    • Gérer les fournisseurs / entrepreneurs et s'assurer que le travail est terminé et approuvé avant de demander le paiement
    • Développer et maintenir un système de classement précis et complet pour les dossiers de processus d'approvisionnement et les fichiers d'accord
    • Examiner et mettre en œuvre des changements nécessaires aux procédures d'approvisionnement du projet ; s'assurer que ces procédures sont conformes aux règles et règlements de l'USAID et aux politiques et procédures de JSI

 

Qualifications

  • Formation:
    • Baccalauréat en gestion ou dans une discipline connexe
  • Expérience:
    • Au moins 5 ans d'expérience pertinente aux exigences du poste
    • Au moins 3 ans de travail dans une ONG
    • Expérience de la gestion des finances et des opérations sur des projets d’USAID
  • Connaissances / compétences:
    • Expérience à la gestion des ressources humaines et d’approvisionnement pour la mise en œuvre des programmes de la santé publique dans les milieux fragiles avec une préférence pour le nord du Mali, en particulier les régions de Gao ou de Tombouctou
    • Connaissance solide  de Microsoft Office
    • Connaissances des règles et règlements du gouvernement américain et de l’USAID préféré
    • Expérience de  travail avec le personnel dans plusieurs bureaux en particulier
    • Posséder des compétences excellentes en communication organisationnelle, analytique, orale et écrite
    • Capacité à travailler bien en équipe
    • La capacité limitée d’écrire et de parler en anglais
    • La capacité de voyager au Mali et à l'international au besoin

Informations sur la manière de postuler

Les candidats intéressés qui remplissent les conditions ci-dessus doivent soumettre une candidature en ligne sur notre site Web à https://careers.jsi.com/JSIInternet/Careers/jobpostings.cfm et référencer le titre du poste Administrative and Procurement Officer – MIHR Mali .

Les candidats intéressés doivent soumettre une candidature au plus tard le 19 février 2021.

Remarque : seuls les candidats présélectionnés seront contactés. En raison de l'urgence de cette vacance, JSI se réserve le droit de combler ce poste avant la date de clôture.