JSI Research & Training Institute, Inc.

Post Title : Administrative Assistant, MOMENTUM Integrated Health Resilience (MIHR) Project Mali

Number of Vacancies: 01 (One)

Based in: Bamako, Mali

Reports to: Administrative and Procurement Officer

Organizational Background

JSI Research & Training Institute, Inc. (JSI) a nonprofit founded in 1979, exists to improve the health of un­derserved people and communities throughout the world, and to provide an environment where people of passion and commitment can pursue this cause. JSI works across a full range of public and community health areas, strengthening health systems to improve services—and ultimately, people’s health. We partner with our clients to develop flexible, innovative approaches that solve complex public health problems. Strong management systems make our programs more effective, sustainable, and cost-effective.

 

Position Description

This position is for the MOMENTUM Integrated Health Resilience Project (MIHR) in Mali, implemented by JSI Research & Training Institute, Inc., with IMA World Health, GOAL USA Fund, Pathfinder International, and CARE. MIHR works to strengthen the capacity and resilience of both community and health systems in focus countries to enable them plan and implement health strategies that reach target populations while addressing the underlying determinants of poor health and the impacts of fragility. In Northern Mali, MIHR will work in the regions of Gao and Timbuktu to improve the availability, quality, and utilization of an essential package of FP/RH/MNCAH services; improve the governance and accountability of health systems; and increase the adoption of healthy behaviors and demand for health services, with the goal of a more resilient health system that supports improved health outcomes.

The Administrative Assistant for MIHR Mali will work in close collaboration with the Administrative and Procurement Officer to ensure smooth and efficient administrative office operations, which comply with JSI internal policies and procedures as well as USAID donor regulations. The position will be based in Bamako, Mali and will report to the Administrative and Procurement Officer.

Key Responsibilities

  • Support the Administrative and Procurement Officer and Finance Officer in ensuring effective and efficient project operations
  • Assist in maintaining the office’s filing and information management systems
  • Develop the notes for meetings held at the office
  • Assist in the recruitment process of local project staff and the onboarding of new staff, including: gathering and organizing documentation for new hires and processing compensation and benefits administration processing
  • Manage the stock of office supplies
  • Assist in the organization of workshops and coffee breaks, as needed
  • Make photocopies; classify, organize and send accounting documents to the Bamako office and as needed, to the United States
  • Communicate (as needed) with service providers/vendors and maintain good relations with said providers/vendors
  • Receive and organize letters, invitations, and other documents
  • Draft administrative letters
  • Assist in overall office operations, including the maintenance of the office space and addressing staff needs for the work space

Qualifications

  • Education:
    • A degree in administration or office management preferred
  • Experience:
  • At least 3 years of relevant experience to the position requirements
  • At least 1 year of experience working in an NGO setting
    • Experience supporting administrative office operations for USAID funded programs in fragile settings, with a preference for Northern Mali (especially the Gao or Timbuktu regions)
    • Experience working with colleagues in multiple office locations
  • Knowledge/skills:
    • Strong knowledge of Microsoft Office
    • Possess excellent organizational and analytic skills
    • Oral and written communications skills in French
    • Oral and written communication skills in English preferred
    • Ability to work well in a team, as well as independently 

Information on how to apply

Interested candidates who meet the above conditions should submit an online application on our website at https://careers.jsi.com/JSIInternet/Careers/jobpostings.cfm and reference the job title Administrative Assistant – MIHR Mali.

Interested applicants should submit an application no later than April 28, 2021 .

Note: Only short-listed candidates will be contacted. Due to the urgency of this vacancy, JSI reserves the right to fill this position prior to the closing date.

Titre du poste: L’assistant administratif , Projet MOMENTUM de résilience sanitaire intégrée (MIHR) Mali

 Nombre de postes vacants :  01 (un)

Basé à:  Bamako, Mali

Rend compte au:  L’agent administratif et des achats

Contexte organisationnel

JSI Research & Training Institute, Inc. (JSI), une organisation à but non lucratif, fondée en 1979, travaille pour améliorer la santé des personnes mal desservis et les communautés dans le monde entier, et de créer un environnement où les personnes passionnées et engagées peuvent poursuivre cette cause. JSI travaille dans une gamme complète de domaines de santé publique et communautaire, renforçant les systèmes de santé pour améliorer les services et, en fin de compte, la santé des personnes. Nous travaillons en partenariat avec nos clients pour développer des approches flexibles et innovantes qui résolvent des problèmes de santé publique complexes. Des systèmes de gestion solides rendent nos programmes plus effectifs durables et rentables.

Description du poste

Ce poste vacant est pour le projet MOMENTUM Integrated Health Resilience (MIHR) au Mali, mis en oeuvre par JSI Research & Training Institute, Inc. avec IMA World Health, GOAL USA Fund, Pathfinder International et CARE. Le MIHR s'efforce de renforcer la capacité et la résilience des systèmes communautaires et de santé dans les pays cibles pour leur permettre de planifier et de mettre en œuvre des stratégies de santé qui atteignent les populations cibles tout en s'attaquant aux déterminants sous-jacents de la mauvaise santé et aux impacts de la fragilité. Dans le nord du Mali, le MIHR travaillera dans les régions de Gao et Tombouctou pour améliorer la disponibilité, la qualité et l'utilisation d'un ensemble essentiel de services de PF / SR / SMNI + N, WASH et de vaccination ; améliorer la gouvernance et la responsabilité des systèmes de santé ; et accroître l'adoption de comportements sains et la demande de services de santé, dans le but d'un système de santé plus résilient qui favorise l'amélioration des résultats de santé.

L'assistant administrative pour MIHR Mali travaillera en étroite collaboration avec l’agent administratif et des achats pour assurer des opérations administratives fluides et efficaces, qui conformes aux politiques et procédures internes de JSI et des réglementations de l'USAID comme le donateur. Ce poste et sera basé à Bamako au Mali et reportera l’agent administratif et des achats.

Responsabilités spécifiques

  • Soutenir l’agent administratif et des achats pour assurer des opérations administratives efficaces et efficients
  • Assister à maintenir des systèmes de classement et de gestion de l'information du bureau
  • Prendre des notes pour les réunions tenues au bureau
  • Aider dans le processus de recrutement du personnel local du projet et dans le début du nouveau personnel du projet, y compris rassembler et organiser la documentation pour les nouveaux employés pour la rémunération et de l’administration des avantages sociaux
  • Gérer le stock de fournitures de bureau
  • Assister à l'organisation d'ateliers et de pauses café, au besoin
  • Faites des photocopies, classer, organiser et envoyer les documents comptables au bureau de Bamako et, au besoin, aux États-Unis
  • Au besoin, communiquer avec les fournisseurs de services / vendeurs et entretenir de bonnes relations avec lesdits fournisseurs / vendeurs
  • Recevoir et organiser des lettres, invitations et autres documents
  • Rédiger des lettres administratives
  • Assister avec les opérations du bureau, y compris l'entretien de l'espace de bureau et répondre aux besoins du personnel en espace de travail

Qualifications

  • Formation:
    • Licence en en administration ou en gestion de bureau préféré
  • Expérience:
    • Au moins 3 ans d'expérience pertinente aux exigences du poste
    • Au moins 1 an de travail dans une ONG
    • Expérience de soutien aux opérations de bureau administratif pour les programmes financés par l'USAID dans les milieux fragiles avec une préférence pour le nord du Mali (en particulier les régions de Gao ou de Tombouctou)
    • Expérience de travail avec le personnel dans plusieurs bureaux
  • Connaissances / compétences:
  • Connaissance solide de Microsoft Office
  • Posséder des excellentes compétences organisationnelles et analytiques
    • Capacité à travailler bien en équipe et indépendamment
    • La capacité d’écrire et de parler en français
    • La capacité d’écrire et de parler en anglais préférée

Informations sur la manière de postuler

Les candidats intéressés qui remplissent les conditions ci-dessus doivent soumettre une candidature en ligne sur notre site Web à https://careers.jsi.com/JSIInternet/Careers/jobpostings.cfm et référencer le titre du poste Administrative Assistant – MIHR Mali .

Les candidats intéressés doivent soumettre une candidature au plus tard le 28 avril 2021.

Remarque : seuls les candidats présélectionnés seront contactés. En raison de l'urgence de cette vacance, JSI se réserve le droit de combler ce poste avant la date de clôture.