Médecins du Monde Belgique

Recrutement Interne et Externe

Médecins du Monde Belgique au Mali recrute

Responsable Administratif et Ressources Humaines

Localisation du poste  : Gao / Menaka

Nombre de poste ouvert : 2

Nature du contrat : CDD 6 mois renouvelable

Entrée en fonction  : Dès que possible

Médecins du Monde

  1. Contexte du poste

Médecins du Monde Belgique intervient au Nord du Mali depuis 2002 en soutien au système de santé malien. Depuis 2012, dans le cadre de la crise humanitaire qui sévit au Nord du Mali, MdM BE a développé des projets d’urgence pour répondre aux problèmes sanitaires et nutritionnels sur les régions de Kidal et de Gao grâce à une assise historique dans ces zones.

Nous garantissons un accès aux soins de santé, un dépistage et une prise en charge des cas de malnutrition sévère, et nous maintenons une capacité de riposte aux épidémies.

Dans la région de Kidal, MdM-BE a commencé en 2002 par un programme de Soins de Santé Primaires (SSP). Pour mieux s’adapter aux besoins des populations locales, des Postes de Santé Avancés (PSA) sont créés en 2005. En 2006, la santé maternelle est incluse dans le programme MdM-BE. Enfin, MdM-BE s’est engagée avec la Direction Régionale de la Santé à combattre l’épidémie de Dracunculose avec comme objectif l’éradication de la maladie dans la région.

Face à la gravité de la crise humanitaire qui touche actuellement le Nord du Mali, Médecins du Monde Belgique a réorienté en mars 2012 ses programmes de développement en programmes d’urgence humanitaire intégrant santé primaire, secondaire, dépistage et prise en charge nutritionnelle. Après son retrait de Kidal en fin décembre 2014, MdM-BE a concentré ses interventions sur le district sanitaire de Gao et la région de Ménaka consolidant alors son ancrage dans ces 02 zones toutes situées dans la partie nord du Mali. 

MdM-BE, en quelques chiffres  :

  • District de Gao : 33 CSComs, 1 CSRéf, 1 équipe mobile, 1 équipe RRM, 1 équipe de supervision et 3 PSA.
  • District de Ménaka : 27 CSComs, 1 CSRéf, 4 cliniques mobiles polyvalentes et 2 équipes de supervision.
  1. RESPONSABILITE ET TACHES
  1. Objectif spécifique du poste

Le poste est situé sous la responsabilité directe de l’Administrateur National (Bamako) /du Responsable de base (Gao/Menaka) et sous la responsabilité technique du Coordinateur des Ressources humaines.

Le Responsable Administratif et Ressources Humaines sera responsable de la gestion efficace des ressources humaines et des aspects administratifs des programmes à Gao/Menaka.

Le Responsable Administratif et Ressources Humaines s’assure de la bonne gestion de l’administration relative au personnel local et aux aspects liés aux ressources humaines affectées aux programmes.

  1. Activités principales
  • Exécuter le contenu de la politique RH et des procédures mises en place en suivant la législation du travail, tout en intégrant les meilleures pratiques RH ;
  • Contribuer à l’élaboration de la demande de trésorerie mensuelle en collaboration avec les équipes techniques (log, médicaux, finances…) ;
  • Suivre le risque administratif sur terrain, anticiper tout retard de déclarations et de paiements (INPS/AMO, ITS, TL, loyer, IRF/TF etc.…), éviter les retards et les arriérés ;
  • En charge de l’élaboration des rapports Administratifs et ressources humaines de qualité à destination de la coordination nationale.
  1. Taches

1/ Recrutement  :

  • S’assurer d’un recrutement impartial lors de la sélection de candidats en se basant sur les différentes étapes de la procédure de recrutement de MdM-BE en vigueur;
  • De ce fait, préparer les autorisations de recrutement, afficher les avis de recrutement dans les bases et tous les endroits appropriés ;
  • Organiser les tests, entretiens, vérification des références et tout autre acte nécessaire pour le recrutement des agents.

2/ Contrat de travail :

  • S’assurer que tout travailleur possède un contrat en bonne et due forme, un profil de poste, que les objectifs SMART et le plan d’actions ont été convenus avec le superviseur;
  • Suivre les contrats du personnel de la base dans le respect du code de travail au Mali et vérifier si tous les documents sont signés par les intéressés lors de la signature de leurs contrats ;
  • Préparer les projets de contrat à soumettre à l’Administrateur National/ au Responsable de base pour approbation et validation finale du Coordinateur des RH ;
  • Tenir une fiche de suivi des contrats des journaliers ;
  • Tenir à jour un fichier de suivi du personnel;
  • Assurer la gestion administrative des contrats du personnel des programmes de Gao/Menaka et avertir en avance l’Administrateur National/le Responsable de base de leurs dates d’expiration ainsi que celles des périodes d’essai ;
  • Procéder à l’immatriculation de tout employé à l’INPS et à l’AMO après validation du contrat par l’inspection du travail.

3/ Salaire  :

  • Préparer mensuellement le fichier de paie à soumettre à l’Administrateur National/le Responsable de base pour approbation ;
  • Faire le suivi des heures supplémentaires, des congés officiels et de circonstance et s’assurer de leur liquidation conformément aux politiques et procédures, veiller à leur mise à jour dans le fichier de suivi ;
  • Imprimer les fiches de paie et les états de prestations pour les employés de la base et payer les salaires par les finances ;
  • Préparer toute la documentation pour le paiement des cotisations INPS/AMO et des taxes ITS et TL et s’assurer de leur paiement dans le délai ;
  • Préparer les avances sur salaires et les enregistrer dans le fichier de paie (récap et variables salaires).

4/ Performance  :

  • S’assurer d’un système efficace de développement de la performance de l’ensemble du personnel et soutien à l’Administrateur National/ au Responsable de base dans les activités d’entretien d’évaluation et dans l’organisation de formations conformément aux politiques et procédures en vigueur ;
  • Sous la supervision de l’Administrateur National/ du Responsable de base, veiller à ce que le travail soit planifié et organisé de manière qui réponde aux besoins des collègues au sein de la base de la manière la plus rentable possible et veiller à ce que les membres de l’équipe aient une charge de travail appropriée au fonctionnent de manière efficace.

5/ Congés  :

  • Procéder annuellement à la planification des congés en début d’année, avec affichage en collaboration avec les responsables directs hiérarchiques de l’agent ;
  • Veiller à ce que tout congé non planifié soit préalablement demandé dans le délai prévu à cet effet et autorisé par le supérieur hiérarchique en s’assurant que l’intérim et la passation ont été correctement convenus et réalisés ;

6/ Archivage  :

  • Veiller à ce que tout travailleur fournisse toutes les informations/pièces nécessaires à son dossier (informations/pièces contenues dans le check list) ;
  • S’assurer que les dossiers des travailleurs contiennent toutes les informations/pièces sur leurs situations familiales, leur identité ainsi que leurs formations ;
  • S’assurer que chaque travailleur possède une carte de service (badge) ainsi qu’un ordre de mission en bonne et due forme en cas de déplacement ;
  • Récupérer la carte de service (badge) en cas de rupture de contrat ainsi que tous les biens mis à disposition de l’agent par Médecins du Monde Belgique en collaboration avec le département logistique ;
  • Faire le monitoring des absences et classer tous les documents concernant chaque employé de la base dans son propre dossier.

 

7/ Relations/communications

  • Informer la Direction Régionale du Travail (inspection du travail) de toutes modifications de contrat pour les employés et s’assurer que les documents soient tamponnés et signés par le Directeur Régional du Travail (l’Inspecteur du travail) dans les délais prévus par le code du travail du Mali ;
  • Sur demande du Responsable de base, assurer le pont entre le personnel de la base et l’administrateur national ; traiter avec les autorités locales en ce qui concerne la gestion des ressources humaines ;
  • Promouvoir un environnement de travail attractif basé sur l’égalité, la compassion, et l’intégrité où le personnel se sent en sécurité, valorisé et respecté ;
  • Veiller à la confidentialité de tous les documents administratifs et informations mis à sa disposition.

8/Supervision

  • Superviser les nettoyeurs, cuisiniers de MdM-BE et les journaliers, incluant leurs évaluations.

9/Autres

  • Exécuter toute autre tâche administrative et ressources humaines non citée mais qui rentre dans ses attributions et répondant à la bonne marche des activités de la base.
  1. Autres activités
  • Assurer la préparation de l’audit interne de tous les domaines de travail administratif et ressources humaines ;
  • Soutenir les chefs des différents départements et le responsable financier dans la planification et d’audit interne.

AUTRES

Cette liste de tâches ne se veut pas exhaustive et d’autres tâches pourront être demandées par le supérieur hiérarchique selon les besoins du programme. Par ailleurs, il est attendu de la part du collaborateur un certain degré de flexibilité et un esprit d’adaptation suivant l’évolution potentielle des contraintes de la mission. Le profil de poste pourra être modifié en fonction des besoins de l’organisation.

 

 Compétences techniques

  • Être titulaire d’un Diplôme BAC+4 en administration, Ressources Humaines, Gestion,
  • Expérience indispensable dans un poste similaire d’au moins 3 ans, dont 2 années d’expériences professionnelles concluantes dans une ONGI. Bonne connaissance des dispositions légales du travail au Mali.
  • Connaissance des politiques et procédures de base de l’administration ;
  • Une expérience professionnelle dans un poste similaire au sein d’une ONG serait un atout.
  • Avoir une bonne connaissance du système social et développement communautaire.
  • Avoir une bonne connaissance de l’outil informatique (Word, Excel, internet).

Habiletés professionnelles

  • Capacité d’organisation, d’analyse et de synthèse, qualités pédagogiques,
  • Compétences rédactionnelles
  • Avoir le sens de l’organisation et de la gestion des priorités.
  • Rigueur et moralité irréprochable,
  • Discrétion, orienté/e.
  • Français : lu, parlé, écrit courant
  • Anglais : un atout
  • Avoir une bonne maitrise d’une ou plusieurs langues locales du nord du Mali.
  • Bonnes capacités d’analyse et d’écriture de rapports d’analyse
  • Esprit d’initiative, ténacité, autonomie.
  • Être apte à effectuer de fréquents déplacements sur le terrain.
  • Flexibilité au travail.

.

Contacts :

Si vous êtes intéressé-e, veuillez nous adresser votre cv et la lettre de motivation aux bureaux de Médecin du Monde Belgique de Menaka et de Gao, en mettant comme objet (Responsable Administratif et RH-Menaka ou GAO) ou par mail à l’adresse : [email protected]


Date limite : vendredi 25 décembre 2020

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

NB  : Seuls les candidats-es présélectionnés-es sur base du dossier seront convoqués-es pour un test et un entretien.

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