Première Urgence Internationale (PUI)

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Informations préliminaires sur le poste

Intitulé du poste

Logisticien (ne)/Administrateur(trice) Base

Pays & base d’affectation

Mali, Bandiagara

Rattachement hiérarchique

Coordinateur Terrain Mopti

Création / Remplacement

REMPLACEMENT

Date d’arrivée souhaitée

01/10/2021

Durée de la mission

8 MOIS

Salaire fixé selon la grille PUI

SELON LE PROFIL DU CANDIDAT

Informations générales sur la mission

Contexte

Première Urgence Internationale (PUI) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. L’ensemble de ses personnels se mobilise au quotidien pour couvrir les besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique. L’objectif est d’aider les populations déracinées dans l’urgence, tout en leur permettant de regagner rapidement autonomie et dignité. L’association mène environ 250 projets par an, dans les domaines de la sécurité alimentaire, la santé, la nutrition, la réhabilitation d’infrastructures, l’eau et l’assainissement et la relance économique. PUI intervient en appui à près de 3 millions de personnes dans 19 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, dans le Caucase et en France.
C’est en février 2013 que PUI est revenu au Mali, dans le cadre d’une mission exploratoire qui a conduit en octobre 2013 à la mise en œuvre d’un projet d’assistance médicale aux populations affectées par la crise, dans le district sanitaire de Bourem, région de Gao avec l’appui de l’Union Européenne – DG ECHO. Aujourd’hui , PUI a des bases à Kidal, Ansongo, Gao, Bankass, Bandiagara et Sevaré.
La stratégie de PUI au Mali s’articule autour de 2 axes : 1) valoriser une expertise en santé pour répondre aux besoins de soins de santé ; 2) développer une approche multisectorielle et étendre la capacité de réponse.
C’est dans ce cadre que PUI cherche un/e Logisticien(ne)/Administrateur (trice) Base pour Bandiagara.

Description du poste

Objectif global

Sous la responsabilité hiérarchique du Coordinateur Terrain et dans le respect du cadre défini par les Coordinateurs Logistique, Administratif et Financier en collaboration avec le reste de l’équipe PUI, le/la Logisticien(ne)/Administrateur(trice) Base est responsable du bon fonctionnement de la base de Bandiagara sur les plans (logistique, administratif, Ressources Humaines)  afin de mettre à disposition les moyens nécessaires au déroulement des programmes et participe activement à la gestion de la sécurité de la Base de Bandiagara et environs.

Responsabilités et champs d’actions

Le/la Logisticien (ne)/Administrateur (trice) Base est responsable sous la supervision du Coordinateur Terrain de la gestion logistique, financière, comptable, administrative et Ressources Humaines de la Base de Bandiagara.

4 Gestion de la Sécurité de la Base

4 Gestion des achats et services

4 Contrôler la bonne tenue des stocks et approvisionnements

4 Gestion des équipements

4 Gestion du parc automobile et chauffeurs

4 Gestion des déplacements

4 Gestion financière et comptable

4 Gestion des Ressources Humaines

4 Autres tâches non spécifiées

Objectifs spécifiques et activités associées

1. GESTION SECURITAIRE DE LA BASE

4 Il/Elle veille à ce que les membres du personnel connaissent et respectent les procédures de sécurité notamment lors des déplacements terrain ;

4 Il/elle participe à la collecte des informations sur la situation sécuritaire de la zone d’activité de la base et de la région dans laquelle elle se situe et transmet ces informations au responsable de base et au référent sécurité et développement sans délai ;

4 Il/elle signale tout incident interne ou externe à la base à son responsable hiérarchique direct et propose des solutions ;

4 Il/elle veille au bon fonctionnement et à l’entretien des moyens de communication (téléphones satellitaires, téléphones mobiles, internet etc.) et en rend compte périodiquement au Coordinateur Logistique ;

4 Il/elle veille à ce que les visites techniques des extincteurs des maisons soient respectées ;

4 Il/elle veille à ce que les kits de premiers secours soient présents et complets dans les maisons et dans les véhicules ;

4 Il/elle rédige les rapports et inventaires liés à la sécurité.

2. GESTION DES ACHATS ET SERVICES

4 Il/Elle effectue les achats et les approvionnements de sa base dans le respect des procédures établies ;

4 Il/elle prépare les documents administratifs concernant l’ensemble du processus d’achat officiel de l’ONG (DA, demande de cotations auprès des fournisseurs, tableaux comparatifs, PV de sélection,bon de commande etc.) et transmet les résultats au Coordinateur Logistique en toute transparence et objectivité, dans l’intérêt exclusif de Première Urgence Internationale ;

4 Il/elle assure le suivi des commandes, gère les litiges avec les fournisseurs de sa base d’affectation ;

4 Il/ellle supervise l’ensemble des flux des marchandises et veille au respect des procédures internes ;

4 Il/elle participe à la rédaction de la demande d’approvisionnement de la base ;

4 Il/elle travaille en coordination avec l’Administration pour la gestion des achats et la gestion administrative de son équipe ;

4 Il/elle fait respecter les délais imposés par la Logistique pour le bon fonctionnement de sa base ;

4 Il/elle tient à jour une base de données des fournisseurs en veillant à ce que leurs dossiers administratifs soient à jour (acquittement des taxes , enrégistrement au régistre du commerce et du crédit mobilier etc.) ;

4 Il/elle s’assure de la conformité des factures.

3. CONTROLER LA BONNE TENUE DES STOCKS ET APPROVISIONNEMENTS CONFORMEMENT AUX PROCEDURES DE PUI

4 Il/Elle assure la bonne tenue du cahier de stock et du transport sur le terrain des matériels ;

4 Il/Elle doit veiller en permanence à la propreté et au rangement correct du magasin, conformément aux procédures de Première Urgence Internationale ;

4 Il/elle identifie les équipements après leurs achats grâce à un code logistique répondant à des règles d’encodage précis ;

4 Il/elle doit s’assurer du remplissage des documents concernant le magasin (fiches de gestion de stock, bon de sortie,bon de réception) , et donc savoir à tout moment ce qui se trouve en stock et en quelle quantité ;

4 Il/elle analyse et anticipe les besoins en consommables (stock minimum) ;

4 Il/elle doit connaïtre et pouvoir justifier tous les mouvements de produits (entrées et sorties) du magasin ;

4 Il/elle rapporte au Coordinateur Logistique toute perte ou anomalie concernant les stocks.

4. GESTION DURABLE DES EQUIPEMENTS

4 Il/Elle identifie les équipements après leurs achats grâce à un code logistique ;

4 Il/elle assure l’affectation , la maintenance et le suivi des équipements mis à la disposition des équipes (téléphones, laptop, cartes téléphoniques, générateur etc.) ;

4 Il/elle participe à l’installation des équipements et leur bon fonctionnement, de leur maintenance et de la conduite des réparations nécessaires ;

4  Il/elle effectue l’inventaire physique mensuel de la base et met à jour la base de données et les transmet au Coordinateur Logistique ;

4 Il/elle établit les documents  relatifs à la gestion des équipements (fiche de réparation, fiche de perte, attestation de responsabilité, certificat de donation) ;

4 Il/elle assure la gestion et le bon fonctionnement du générateur (formation des gardiens, suivi du log book) ;

4 Il/elle archive tous les documents relatifs à la gestion du patrimoine et des équipements.   

5. GESTION DU PARC AUTOMOBILE DE LA BASE

4 Il/Elle supervise le suivi des véhicules(état, documents administratifs, localisation, propriétaire/bailleur...) et la mise à jour régulière des outils de suivi ;

4 Il/elle supervise le bon fonctionnement des véhicules, leur maintenance et la conduite des réparations nécessaires ;

4 Il/elle contrôle la consommation des véhicules et procède si besoin aux ajustements nécessaires quant aux procédures d’utilisation. Il s’assure de la mise en place et du respect de planning et d’outils de suivi de la gestion du carburant et de la maintenance (log books) ;

4 Il/elle veille en particulier aux questions de sécurité relatives à l’utilisation des véhicules (personnes autorisées, conditions particulières, équipements de sécurité, conduite du chauffeur...).

4 Il/elle assure le planning des chauffeurs et veille a ce que les chauffeurs suivent les règles de bonne conduite de l’organisation

6. GESTION DES DEPLACEMENTS

4 Il/Elle met en place avec les gardiens les procédures internes en termes de communication et sécurité pendant les déplacements des équipes ;

4 Il/elle récupère les suivis mensuels pour établir des rapports logistiques.

7. RAPPORT LOGISTIQUE MENSUEL

- Il/elle assure de l’élaboration et le partage du rapport logistique mensuel (narratif, consommation véhicule, stock, équipement et suivi des achats).

8. ASSURER LA BONNE GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE

a. Assure le respect des procédures financières sur la base de Bandiagara selon le manuel des procédures administratives et financières

b.  Gestion de la comptabilité

ü  Tenue de la caisse et des journaux  :

o  Gère la caisse quotidiennement,

o  Entre dans la main courante Excel toutes les factures se rapportant aux mouvements comptables de la base de Bandiagara selon le plan comptable et le budget ;

o  Effectue les différents paiements (avance sur salaires, factures…) sur la base de pièces justificatives valables (qui répondent aux critères de recevabilité, date, nom du fournisseur, description de l’article, quantité, prix unitaire, montant en chiffre et en lettres, signature du responsable pour lequel la dépense a été réalisée etc.) et après vérification du respect des procédures d’achat (présence de DAS validées par les personnes autorisées, factures validées pour paiement) ;

o  Paiement des journaliers, des salaires et suivi de la base de données ;

o  Assure le contrôle de la caisse au quotidien ;

o  Effectue une fois par semaine une vérification de la caisse (des journaux et des pièces justificatives) sous la supervision du Coordinateur Terrain;

o  Vérifie que les dossiers d’achat sont complets et joints à la facture ;

o  Fait des propositions d’amélioration des procédures internes ;

ü  Paiement et suivi des per diems des équipes aides  ;

ü  Gestion des avances professionnelles :

o  Tenue du cahier des avances ;

o  Suivi de la justification des avances remises ;

o  Justification du solde des avances à chaque fin de mois ;

o  Joint la DA à chaque avance.

ü  Numérotation, codification et classement quotidiens des pièces comptables ;

c. Gestion de la clôture comptable :

ü  Effectue la clôture mensuelle de la comptabilité de la Base

ü  Scanne les pièces comptables et transmet les originaux à la coordination avant le 05 du mois

ü  Garantit un archivage clair et structuré des pièces comptables ;

ü  Envoie un pack comptable mensuel avec :

o  IPC scannés et signés ;

o  Main courante (journaux comptables)

o  Liste des fournisseurs à paramétrer dans la main courante

o  Eléments constituants les documents administratifs (demandes de congés, justificatifs…)

o  Tableau de suivi des avances et justification du solde des avances.

d. Gestion des finances

ü  En collaboration avec la Coordination, suit l’état de la trésorerie de la base et effectue les demandes d’approvisionnement appropriées en tenant compte des contraintes et délais d’approvisionnement

ü  Mise à jour des prévisionnels de dépenses de sa base 2 fois par mois, et les transmet au Coordinateur Terrain;

ü  S’assure de disposer du budget de la mission et du suivi budgétaire à jour.

e. Envoi mensuel d’un rapport financier/RH au  Coordinateur terrain qui comprend :

ü  Le solde de ses caisses/banque

ü  Les avances ouvertes avec justification

ü  La situation du paiement des primes des CSCOM

ü  Le nombre de personnes évacuées par mois

ü  La liste des pièces manquantes

ü  Les différents appro cash terrain 

ü  Les congés pris sur sa base

ü  Tout événement RH survenant sur sa base

ü  Tout autre élément jugé nécessaire.

  1. AUTRES TACHES NON SPECIFIEES

4 Remplit toutes les tâches supplémentaires éventuelles et qui lui seront confiées par ses responsables directs dans son domaine de compétence

Zoom sur les activités prioritaires relatives au contexte de la mission

4 Gestion de la sécurité 

4 Gestion des achats et services

4 Contrôler la bonne tenue des stocks et approvisionnements

4 Gestion des équipements

4 Gestion du parc automobile

4 Gestion des déplacements

4 Gestion financière et comptable

Encadrement d’équipe

Nombre de personnes à encadrer :

4 Encadrement direct : 5 Gardiens, 1 Cuisinière/ Ménagère

Profil recherché

Savoirs et Savoir Faire recherchés

Indispensable

Apprécié

Formation

4  Diplôme en Comptabilité,

4  Finance, Administration

4  Diplôme en logistique

x

x

Expérience professionnelle

4  Humanitaire

4  Travail en Administration

4  Expérience Logistique

X

X

X

Connaissances & Aptitudes

4 Maîtrise du pack office

4 Connaissance de saga

4 Comprehension du secteur ongi

  X

X

X

Langues

4  Français

4  Bambara

4  Autres (Peulh, Dogon, Anglais)

X

X

X

Informatique

4  Pack Office

4  Autre (préciser)

X

4 Saga

Caractéristiques personnelles attendues (intégration à l’équipe, adéquation au poste et à la mission)

4 Honnêteté, intégrité, motivation, capacité d’adaptation et souplesse, calme, autonome avec prise d’initiative et sens des responsabilités ;

4 Résistance au stress et à l’isolement, à un mode de vie conditionné par des règles de sécurité strictes

4 Etre ponctuel et souple face aux horaires de travail ;

4 Engagement à respecter les principes de neutralité, d’impartialité et d’indépendance de PUI ;

4 Sens de la diplomatie, maturité face à une situation politico-sécuritaire sensible

4 Capacité d’analyse, d’adaptation et

4 Organisation, rigueur et respect des échéances

4 Capacité à intégrer l’environnement local sous ces aspects politiques, économiques et historiques

Cette description de poste reprend les responsabilités principales inhérentes à ce poste. Il pourra cependant être demandé d’effectuer d’autres tâches que celles listées ci-dessus, en lien avec l’objectif du poste, sans que cela ne soit considéré comme une modification de contrat.  Ainsi, une grande flexibilité est demandée dans cette fonction.

Merci de privilégier l’envoi du CV avec une photo et de la lettre de motivation par email sous la référence suivante « Logisticien/Administrateur basé à Bandiagara » à l’adresse suivante : [email protected] au plus tard l e 24/09/2021 à 13H00.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

NB  :

  • Il est impératif de mentionner dans l’objet de votre courrier électronique la référence du poste.
  • Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront informé(e)s et les dossiers de candidatures ne pourront pas être retournés.
  • Il est porté à la connaissance des candidat(e)s que Première Urgence Internationale ne demande aucun paiement, ni frais durant tout le processus de recrutement. Toute demande allant dans ce sens doit être immédiatement signalée car contraire aux valeurs et pratiques de notre organisation.
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